فهم عملية الشراء والفروقات الرئيسية

في أي عمل تجاري، تُعد عملية الشراء وظيفة محورية تؤثر بشكل مباشر على العمليات والتكاليف والكفاءة. سواء كان الأمر يتعلق بشراء المواد الخام أو السلع لإعادة البيع أو الخدمات، فإن عملية الشراء تضمن حصول الشركات على ما تحتاجه في الوقت المناسب وبطريقة فعّالة من حيث التكلفة. تساعد إدارة عملية الشراء بشكل جيد على استمرار العمليات بسلاسة، وتجنب نفاد المخزون، وتحسين التدفقات النقدية.

تشير التقارير إلى أن الشركات التي تستخدم برمجيات المشتريات تقلل من الأخطاء اليدوية بنسبة تصل إلى 30%، وهو مكسب مهم في بيئات سلاسل التوريد الحساسة. بالإضافة إلى ذلك، يعتمد حوالي 85% من فرق المشتريات على منصات سحابية لتبسيط العمليات. وتُبرز هذه الإحصاءات الأهمية المتزايدة لإدماج الحلول الرقمية من أجل تحسين عملية الشراء وتقليل أوجه القصور التشغيلية.

في هذه المدونة، سنعرّف الشراء في بيئة الأعمال، ونستعرض أهمية وجود عملية شراء فعّالة، ونوضّح المراحل الرئيسية، والتحديات، وأفضل الممارسات، ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)، كما سنشرح كيف يُحسّن HAL ERP من كفاءة الشراء.

ما هو الشراء في بيئة الأعمال؟

يشير الشراء في بيئة الأعمال إلى عملية الحصول على السلع أو الخدمات من الموردين الخارجيين لتلبية احتياجات الشركة. وتشمل هذه العملية كل شيء بدءًا من تحديد المتطلبات، واختيار الموردين، والتفاوض على الشروط، مرورًا بتقديم الطلبات، واستلام الشحنات، وحتى معالجة المدفوعات. سواء كان الأمر يتعلق بالمواد الخام أو المستلزمات المكتبية أو الخدمات، فإن الشراء يضمن استمرار الشركات في عملياتها دون انقطاع.

من المهم الإشارة إلى أن الشراء يُعتبر جزءًا فرعيًا من عملية أوسع تُسمى المشتريات. ففي حين تشمل المشتريات أنشطة استراتيجية مثل إدارة الموردين والتفاوض على العقود، يركّز الشراء على المعاملة نفسها — بدءًا من تقديم الطلب وحتى استلام البضائع وإدارة عملية الدفع. وتؤثر كفاءة الشراء بشكل مباشر على التحكم في التكاليف، وإدارة المخزون، والقدرة على تلبية المتطلبات التشغيلية في الوقت المناسب.

اقرأ أيضًا: كيف تحتضن الشركات السعودية الكفاءة: صعود برمجيات ERP

والآن بعد أن فهمنا ما هو الشراء، دعونا نستعرض أهمية وجود عملية شراء منظّمة وفعّالة.

أهمية عملية الشراء

تُعد عملية الشراء المُحددة بوضوح أمرًا بالغ الأهمية للشركات لضمان توفير التكاليف، وضمان الجودة، والحماية القانونية، مع الحفاظ على الكفاءة التشغيلية. فهي تشكّل أساسًا لاتخاذ قرارات مدروسة، والتفاوض على صفقات أفضل، وضمان سير العمليات بسلاسة.

الفوائد الرئيسية لعملية الشراء:

• توفير التكاليف: تساعد العملية المنظّمة الشركات على مقارنة الأسعار، والحصول على الخصومات، وتجنّب المشتريات العشوائية، بما يضمن إنفاق الأموال بحكمة.
• ضمان الجودة: من خلال البحث وتقييم الموردين، يمكن للشركات التأكد من شراء منتجات عالية الجودة، مما يمنع مخاطر الحصول على سلع أو خدمات رديئة.
• الحماية القانونية: الشروط والأحكام الواضحة في عملية الشراء تحمي الشركات من النزاعات المحتملة، وتوفر حلولًا عادلة في حال حدوث أي مشكلات.
• الكفاءة وإدارة الوقت: دورة الشراء المنظّمة تُسرّع عملية التوريد، مما يوفر الوقت والجهد عبر تقليل الخطوات غير الضرورية.

• الشفافية والمساءلة: العملية الشفافة تجعل الإنفاق مرئيًا وقابلاً للتتبع، مما يضمن وضوحًا حول مكان إنفاق الأموال ومن المسؤول عنها.

‍

تؤثر عملية الشراء بشكل مباشر على قدرة شركتك في الالتزام بالجداول الزمنية للإنتاج وتلبية طلبات العملاء مع الحفاظ على الميزانية.

اقرأ أيضًا: أطلق العنان للكفاءة وتوفير التكاليف مع المشتريات الاستراتيجية

وبعد وضع عملية الشراء، من الضروري فهم كيفية اختلاف الشراء عن المشتريات ولماذا يُعد هذا التمييز مهمًا.

الشراء مقابل المشتريات: ما الفرق؟

على الرغم من أن مصطلحي الشراء والمشتريات يُستخدمان غالبًا بشكل متبادل، إلا أنهما يختلفان في النطاق والوظيفة. فهم هذه الفروقات يساعد الشركات على اتخاذ قرارات أكثر استراتيجية وتجنب الخلط بينهما.

الشراء:

• التركيز: يهتم بشكل أساسي بالحصول على السلع أو الخدمات.
• النطاق: يشمل طلب البضائع، واستلامها، ودفع قيمتها.
• الإطار الزمني: عملية قصيرة المدى تهدف إلى تلبية الاحتياجات الفورية.

‍

المشتريات:

• التركيز: تتضمن نهجًا استراتيجيًا أوسع يشمل البحث عن الموردين، والتفاوض، وإدارة العقود.
• النطاق: تغطي كل ما يتعلق بإدارة علاقات الموردين وضمان الامتثال.
• الإطار الزمني: عملية طويلة المدى تهدف إلى بناء علاقات قوية والحفاظ عليها مع الموردين.

‍

بينما يُعتبر الشراء جزءًا من عملية المشتريات، فإن المشتريات تُغطي الاستراتيجية الأوسع التي تُوجّه قرارات الشراء.

اقرأ أيضًا: إدارة المشتريات بتكلفة فعّالة: كيف يمكن للبرمجيات أن تساعد؟

والآن بعد أن فهمنا التمييز بين الشراء والمشتريات، دعونا نلقي نظرة أقرب على المراحل الأساسية التي تتضمنها عملية الشراء.

المراحل الرئيسية لعملية الشراء

تنطوي عملية الشراء على عدة مراحل أساسية، يلعب كل منها دورًا محوريًا في ضمان حصول الشركات على السلع والخدمات بفعالية مع الحفاظ على الجودة، والتحكم في التكاليف، وضمان سير العمليات بسلاسة.

1. تحديد الاحتياجات
تبدأ عملية الشراء بتحديد ما تحتاجه الشركة بوضوح. يشمل ذلك مراجعة المخزون، وتحليل جداول الإنتاج، والتنبؤ بالمبيعات. إن الفهم الجيد للاحتياجات يساعد على تجنب الشراء الزائد أو فقدان العناصر الأساسية، مما يضمن استمرار العمليات بسلاسة واستخدام الموارد بكفاءة.

2. اختيار الموردين
بعد تحديد الاحتياجات، تبحث الشركات عن الموردين القادرين على تلبيتها. وتشمل هذه المرحلة البحث عن الموردين المحتملين، ومقارنة العروض، وتقييم الجودة، ومراجعة مواعيد التسليم. يضمن الاختيار الدقيق للموردين حصول الشركات على أفضل قيمة من حيث السعر والجودة والموثوقية.

3. التفاوض وتقديم الطلب
بمجرد اختيار المورد، تبدأ مرحلة التفاوض لوضع اللمسات النهائية على الشروط مثل الأسعار، وجداول الدفع، ومواعيد التسليم، والخصومات. يضمن التفاوض الفعّال توافق الطرفين، ويساعد على الحصول على شروط مميزة قبل إصدار أمر شراء رسمي لتأكيد الاتفاق.

4. استلام الطلب وفحصه
عند التسليم، يتم التحقق من السلع أو الخدمات بمقارنتها مع أمر الشراء للتأكد من مطابقتها للمواصفات المتفق عليها. يضمن فحص الطلب تحديد أي فروقات مثل البضائع التالفة أو الكميات غير الصحيحة على الفور، مما يمنع تعطيل العمليات ويقلل من المرتجعات.

5. الدفع وحفظ السجلات
بعد التأكد من مطابقة الطلب للتوقعات، تتم عملية الدفع وفقًا للشروط المتفق عليها. كما يتم تسجيل جميع تفاصيل المعاملة، بما في ذلك الفواتير والإيصالات، لأغراض المحاسبة والتدقيق، مما يضمن الشفافية والدقة المالية مع الامتثال لسياسات ولوائح الشركة.

والآن بعد أن فهمنا المراحل الرئيسية لعملية الشراء، دعونا نستعرض بعض التحديات الشائعة التي تواجهها الشركات خلال هذه العملية.

التحديات في عملية الشراء

بينما تُعد عملية الشراء عنصرًا أساسيًا لضمان سير الأعمال بسلاسة، إلا أن هناك العديد من التحديات التي قد تعيق كفاءتها وتزيد من التكاليف، خصوصًا عند الاعتماد على الأنظمة اليدوية. ومن أبرز هذه التحديات:

• موثوقية الموردين: التأخير أو ضعف الجودة من جانب الموردين يمكن أن يعرقل الجدول الزمني للإنتاج بالكامل، مما يؤدي إلى خسائر مالية واستياء العملاء.
• إدارة المخزون: ضعف التحكم في المخزون قد يؤدي إلى التخزين الزائد أو نفاد المخزون، وكلاهما يسبب تكاليف إضافية مثل رسوم التخزين المرتفعة أو توقف الإنتاج.
• نقص الشفافية: من دون وجود نظام تتبع ورؤية واضحة، يصبح من الصعب مراقبة تقدم أوامر الشراء، مما يؤدي إلى ضعف الكفاءة وتأخر الاستجابة للمشكلات.
• العمليات اليدوية: عندما لا تكون عملية الشراء مؤتمتة، تصبح بطيئة ومعرضة للأخطاء وغير فعّالة، مما يؤثر على الإنتاجية العامة وقد يؤدي إلى أوامر غير صحيحة أو تأخير في المدفوعات.

معالجة هذه التحديات تتطلب اعتماد عملية شراء مُحسّنة ومؤتمتة تضمن التكامل السلس بين جميع الأقسام، وتحسّن عملية اتخاذ القرار، وتعزز الكفاءة التشغيلية بشكل عام.

وللتغلب على هذه التحديات، يجب على الشركات تبني أفضل الممارسات التي تعمل على تحسين عملية الشراء لتحقيق نتائج أفضل.

أفضل الممارسات لتحسين عملية الشراء

تحسين عملية الشراء أمر أساسي للشركات التي تسعى إلى تعزيز الكفاءة، وتقليل التكاليف، وتقوية العلاقات مع الموردين. إن تطبيق أفضل الممارسات التالية يمكن أن يؤدي إلى تحسينات كبيرة في سير عمل المشتريات:

1. أتمتة العملية
اعتماد الأتمتة يقلل من الاعتماد على المهام اليدوية المعرّضة للأخطاء مثل معالجة الطلبات وتتبع المخزون. أتمتة طلبات الشراء، والموافقات، ومطابقة الفواتير تُسرّع سير العمل، وتقلل الأخطاء، وتعزز الكفاءة.

2. توحيد الإجراءات
توحيد إجراءات الشراء يضمن الاتساق بين الأقسام، ويقلل الارتباك، ويضمن الامتثال لسياسات المشتريات. تحديد حدود واضحة للموافقات، واعتماد قوالب موحدة لأوامر الشراء يجعل العملية أكثر دقة وسرعة.

3. تعزيز العلاقات مع الموردين
بناء علاقات قوية مع الموردين أمر بالغ الأهمية للحصول على شروط أفضل، وخدمات ذات أولوية، وتسليمات أسرع. التقييم المنتظم للأداء، والتواصل الشفاف، والأهداف المشتركة يعزز الشراكات طويلة الأمد، مما ينعكس في أسعار أفضل وموثوقية أعلى.

4. استخدام البيانات لاتخاذ القرار
استخدام تحليلات البيانات لتتبع اتجاهات الشراء، ومراقبة أداء الموردين، واتخاذ قرارات مبنية على معلومات دقيقة. تحليل أنماط الإنفاق ودورات الشراء يساعد على اكتشاف فرص لتقليل التكاليف وتحسين كفاءة الشراء بشكل عام.

من خلال تبني هذه الممارسات، يمكن للشركات ضمان عملية شراء مبسطة وفعّالة تقلل التكاليف، وتعزز الكفاءة التشغيلية، وتقوي العلاقات مع الموردين.

اقرأ أيضًا: الدليل الشامل لاختيار نظام ERP المناسب لشركتك الصغيرة

ومع وضع أفضل الممارسات موضع التنفيذ، يصبح قياس فعالية عملية الشراء أمرًا ضروريًا. فلنستعرض مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) التي تساعد في تقييم أداء الشراء.

مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لقياس فعالية الشراء

يُعد تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) أمرًا ضروريًا لتقييم فعالية عملية الشراء. تساعد هذه المقاييس الشركات على مراقبة كفاءة المشتريات ومواءمة العمليات مع الأهداف التنظيمية. فيما يلي أهم مؤشرات الأداء لقياس فعالية الشراء:

• زمن دورة المشتريات: يقيس الفترة من تحديد الحاجة حتى تسليم السلع أو الخدمات. كلما كان الزمن أقصر، دل ذلك على عملية شراء أكثر كفاءة. يمكن أن تساعد أتمتة الطلبات والموافقات في تقليل زمن الدورة.
• توفير التكاليف: يتتبع الانخفاض في تكاليف الشراء الناتج عن أساليب مثل الخصومات التفاوضية، أو الشراء بالجملة، أو تجنّب المشتريات غير الضرورية. يمكن للتحليل المبني على البيانات أن يكشف عن فرص خفية لتقليل التكاليف.
• معدل التسليم في الوقت المحدد: يقيس مدى التزام الموردين بتسليم السلع في أو قبل الموعد المتفق عليه. المعدلات العالية تعني عمليات أكثر سلاسة وتقليل تأخيرات الإنتاج.
• الإنفاق الخاضع للإدارة: يقيس نسبة إجمالي الإنفاق الذي تتم إدارته بشكل نشط من قبل فريق المشتريات. النسبة الأعلى تعكس تحكمًا أفضل وتحسينًا في الأنشطة الشرائية.
• امتثال الموردين وأداؤهم: يقيم الموردين بناءً على الالتزام بشروط العقود، وجودة المنتجات، وموثوقية التسليم. تساعد المراجعات الدورية في تقوية العلاقات وضمان الأداء الأمثل.
• دقة الطلبات: يتتبع مدى صحة وكمال الطلبات المُسلّمة. ارتفاع معدل الدقة يدل على إدارة فعالة للشراء والمخزون، مما يقلل المرتجعات ومشكلات التوريد.
• دوران المخزون: يقيس سرعة بيع وتجديد المخزون. يساعد معدل الدوران الجيد في تقليل الفائض وضمان تزويد خطوط الإنتاج دون تخزين زائد.
• زمن التنفيذ (Lead Time): يتتبع الوقت من تقديم الطلب حتى استلام البضائع. تقليص هذا الزمن يمكّن الشركات من الاستجابة بسرعة أكبر للطلب وتجنّب نفاد المخزون.

من خلال المراقبة المستمرة لهذه المؤشرات، يمكن للشركات تحديد نقاط النجاح، والكشف عن أوجه القصور، وإجراء التحسينات اللازمة لتعزيز كفاءة عملية الشراء بشكل عام.

اقرأ أيضًا: مقارنة برامج ERP لعام 2025: اختر الأفضل لعملك

إن إدارة عملية الشراء بفعالية أمر أساسي لتحقيق كفاءة الأعمال والسيطرة على التكاليف. وهنا يبرز دور أنظمة ERP القوية مثل HAL ERP التي يمكن أن تُحدث فارقًا كبيرًا.

كيف يساعد HAL ERP في عملية الشراء

يقدّم HAL ERP حلاً شاملاً يساعد الشركات على تبسيط عملية الشراء من الطلبات الأولية وحتى استلام السلع، بما يضمن عمليات سلسة وفعّالة.

ضمان الامتثال لمتطلبات ZATCA وضريبة القيمة المضافة في عملية الشراء

في المملكة العربية السعودية، لا يقتصر الشراء على الحصول على السلع والخدمات فقط، بل يتطلب أيضًا الامتثال لأنظمة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) ومتطلبات الفوترة الإلكترونية في البلاد. إن عدم الامتثال قد يؤدي إلى غرامات، وتأخيرات في استرداد الضريبة، وعوائق تشغيلية غير ضرورية.

مع HAL ERP، تحصل الشركات على نظام شراء معتمد من ZATCA يدمج الامتثال في كل معاملة، مع تعزيز الكفاءة عبر جميع العمليات.

كيف يجمع HAL ERP بين الامتثال والكفاءة:

• فوترة إلكترونية معتمدة من ZATCA: إنشاء فواتير شراء تلقائيًا متوافقة مع جميع معايير ZATCA، مما يلغي الحاجة إلى المراجعات اليدوية.
• تقارير لحظية: إعداد ومزامنة بيانات الشراء فورًا مع أنظمة ZATCA لتسريع التقديم ودعم اتخاذ القرار.
• إدارة رصيد ضريبة القيمة المضافة (VAT): أتمتة احتساب الضريبة ومطابقة الفواتير، بما يضمن استرداد الأرصدة المستحقة بدقة وفي الوقت المحدد.
• سجلات جاهزة للتدقيق: الاحتفاظ بسجل رقمي كامل لكل معاملة، مما يجعل عمليات التدقيق الضريبي أكثر سهولة وشفافية.

‍

ما بعد الامتثال – مشتريات أذكى وأسرع:

• سير عمل مشتريات فعّال – من طلبات عروض الأسعار (RFQs) إلى الفوترة، يقوم HAL ERP بتبسيط كل مرحلة من مراحل الشراء، مما يقلل من التأخيرات والأخطاء اليدوية.
  
• مراقبة المنتجات – تتبّع توافر المخزون، ومتابعة تحديثات الموردين، وضبط الأسعار فورًا لاتخاذ قرارات مستنيرة.
  
• إدارة الموردين – بيانات مركزية ومؤشرات أداء للموردين تساعدك على التفاوض بشروط أفضل والحفاظ على علاقات قوية.
  
• قرارات شراء مبنية على المعرفة – استيراد قوائم أسعار الموردين، ومقارنة العروض، واتخاذ قرارات شراء قائمة على العروض الترويجية والكميات والعقود.
  
• تبسيط المناقصات – إدارة المناقصات، وتوثيق عروض الموردين، وضمان أفضل الأسعار بأقل جهد.
  
• مراقبة شاملة للمخزون – الحفاظ على مستويات مثالية من المخزون وتجنّب التخزين الزائد أو النقص.
  

• تحليلات متكاملة – التنبؤ بالاحتياجات وتتبع الأداء عبر أدوات تقارير قوية، حتى على مستوى شركات متعددة.

‍

مع HAL ERP، تتمكّن الشركات من إدارة عمليات الشراء بكفاءة، إضافةً إلى تعزيز الفعالية التشغيلية الشاملة من خلال الأتمتة، والوصول إلى بيانات محدثة، وإدارة قوية للموردين.

إليكم بعض قصص النجاح لدينا للتعرّف على كيف تحقق الشركات هذه النتائج.

الخاتمة

تُعد عملية الشراء عنصرًا أساسيًا في أي عمل تجاري، حيث تؤثر بشكل مباشر على التكاليف والكفاءة والنجاح التشغيلي. ومن خلال فهم المراحل الرئيسية للشراء، والتغلب على التحديات، وتطبيق أفضل الممارسات، يمكن للشركات تبسيط عمليات الشراء لتحقيق نتائج أفضل.

يقدّم HAL ERP حلاً متكاملاً يعمل على أتمتة وتحسين دورة الشراء بالكامل، مما يضمن بقاء الشركات قادرة على المنافسة وأكثر كفاءة.

احجز عرضًا توضيحيًا لـ HAL ERP اليوم لتتعرف على كيف يمكن لحلّنا أن يعزّز عمليات الشراء لديك ويدفع بعجلة نمو أعمالك.

‍