قد تمتلك الشركة آلاف المنتجات في مخزونها، ومع ذلك تجد صعوبة في الإجابة عن ثلاثة أسئلة أساسية: ما الذي لدينا؟ وأين يوجد؟ ومتى يجب إعادة طلبه؟
صُممت أنظمة مراقبة المخزون لتبقى هذه الإجابات موثوقة. فهي تساعد الشركات على تسجيل حركات المخزون، والحفاظ على دقة الكميات، وتحديد مواقع تخزين المخزون، والتحقق من المخزون الفعلي، ودعم قرارات إعادة التزويد.
وقد تكون المصطلحات مربكة، لأن النظامين الدوري والمستمر، وأساليب مثل تحليل ABC ومخزون الأمان، وتقنيات مثل الباركود وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) كثيرًا ما تُجمع معًا. وهي مترابطة بالفعل، لكن كلًّا منها يعالج مشكلة مختلفة في المخزون.
يشرح هذا الدليل الأنواع الرئيسية لأنظمة مراقبة المخزون، وأهم أساليب مراقبة المخزون، وأسباب أهمية مراقبة المخزون، وما ينبغي للشركات مراعاته عند الانتقال من جداول البيانات إلى برامج متكاملة.
نظام مراقبة المخزون هو مجموعة الإجراءات والسجلات والقواعد والتقنيات التي تستخدمها الشركة لمتابعة كميات المخزون ومواقعه وحركاته واحتياجات إعادة تزويده.
ينبغي أن يساعد نظام مراقبة المخزون الفعّال في الإجابة عن أسئلة مثل:
مراقبة المخزون في جوهرها مسألة موازنة. إذ تحتاج الشركات إلى مخزون كافٍ لتلبية الطلب التشغيلي أو طلب العملاء، دون الاحتفاظ بكميات كبيرة غير ضرورية تستهلك السيولة والمساحة التخزينية. ويصف IEEE Technology Navigator مراقبة المخزون بأنها سياسات وإجراءات قرار تحدد متى يُطلب المخزون أو يُنتج وبأي كمية، مع الموازنة بين تكاليف الاحتفاظ والنقص والطلب.
ولذلك قد يشمل نظام مراقبة المخزون إجراءات تشغيلية وتقنيات معًا. فقد تعتمد شركة صغيرة على جداول البيانات والجرد الفعلي، بينما تستخدم عملية أكبر نظام ERP أو نظام إدارة مستودعات مدعومًا بالباركود يسجل حركات المخزون بشكل مستمر.
ترتبط مراقبة المخزون وإدارة المخزون ارتباطًا وثيقًا، وأحيانًا يُستخدم المصطلحان بالتبادل. والتمييز المفيد بينهما أن مراقبة المخزون تركز بشكل أضيق على المخزون المتحرك فعليًا داخل العمليات، بينما تشمل إدارة المخزون القرارات الأوسع المتعلقة بالمخزون.
| مراقبة المخزون | إدارة المخزون |
|---|---|
| تتبع المخزون الموجود حاليًا | تشمل دورة حياة المخزون الأوسع |
| متابعة الكميات والمواقع | تشمل التخطيط والتنبؤ |
| ضبط الاستلام والصرف والتحويلات | تشمل استراتيجية الشراء وإعادة التزويد |
| دعم الجرد الفعلي للمخزون | تحدد حجم المخزون الذي ينبغي للشركة الاحتفاظ به |
| المساعدة في الحفاظ على دقة السجلات | توازن بين العرض والطلب والتكلفة ومتطلبات مستوى الخدمة |
على سبيل المثال، قد تقرر إدارة المخزون أن على الشركة الاحتفاظ بمخزون أمان لمكوّن حيوي. وتساعد مراقبة المخزون على ضمان استلام هذا المكوّن وتخزينه وصرفه وجرده بشكل صحيح، وظهوره بالكمية الصحيحة في النظام.
ولذلك يمكن النظر إلى مراقبة المخزون على أنها جزء من عملية إدارة المخزون الأوسع.
عند الحديث عن طريقة الاحتفاظ بسجلات المخزون، فإن النهجين الأساسيين هما نظام الجرد الدوري ونظام الجرد المستمر.
يقوم نظام الجرد الدوري بتحديث المخزون أو التحقق منه على فترات محددة، بدلًا من تحديث حساب المخزون باستمرار بعد كل معاملة.
وحسب طبيعة الشركة، قد تكون هذه الفترات شهرية أو ربع سنوية أو في موعد مجدول آخر. ويؤدي الجرد الفعلي دورًا بالغ الأهمية هنا، لأن الشركة تحتاج إلى معرفة المخزون الموجود لديها فعليًا.
قد يكون النظام الدوري عمليًا في الحالات التالية:
يتمثل القيد الرئيسي في ضعف الرؤية بين عمليات الجرد. فإذا فُقد مخزون من مكانه أو تلف أو صُرف بشكل خاطئ أو سُجّل بصورة غير دقيقة، فقد يبقى الفرق دون ملاحظة حتى عملية التحقق التالية.
يقوم نظام الجرد المستمر بتحديث سجلات المخزون فور حدوث المعاملات.
وقد تتغير كميات المخزون عندما تكون البضائع:
ويمنح ذلك الشركات صورة أحدث بكثير عن المخزون مقارنة بالاعتماد على التحديثات الدورية وحدها.
مقارنة OpenStax بين نظامي الجرد المستمر والدوري توضح أن الأنظمة المستمرة تحدّث المخزون عند حدوث المبيعات والمشتريات، بينما تحدّث الأنظمة الدورية المخزون في مواعيد مجدولة.
ويُعد الجرد المستمر مفيدًا بشكل خاص عندما يكون لدى الشركة منتجات أو مواقع كثيرة أو حركات مخزون يومية متعددة. غير أن السجلات المحدّثة باستمرار لا تكون مفيدة إلا إذا سُجّلت المعاملات بشكل صحيح.
ولا يُغني النظام المستمر عن الجرد الفعلي. إذ تظل الشركات بحاجة إلى مقارنة الكميات المسجلة بما هو موجود فعليًا، والتحقيق في الفروقات.
يصف التصنيف الدوري والمستمر طريقة الاحتفاظ بسجلات المخزون، بينما يصف التصنيف اليدوي والمؤتمت طريقة تشغيل عمليات المخزون نفسها.
وهما تصنيفان مختلفان.
قد يعتمد النظام اليدوي على:
يمكن أن تنجح المراقبة اليدوية في الشركات التي لديها عدد قليل من الأصناف وعمليات بسيطة نسبيًا. لكن قيودها تصبح أوضح مع ازدياد عدد المستخدمين والمعاملات والمستودعات وحركات المخزون.
يمكن للأنظمة القائمة على البرامج تحديث سجلات المخزون عندما يُنجز الموظفون معاملات تشغيلية مثل الاستلام أو البيع أو التسليم أو التحويل أو الصرف للإنتاج.
وحسب النظام، قد تشمل التقنيات المستخدمة:
ولذلك يمكن للشركة أن تشغّل نظامًا دوريًا مدعومًا بالبرامج، أو نظامًا مستمرًا مؤتمتًا. ولا ينبغي التعامل مع «المؤتمت» و«المستمر» تلقائيًا على أنهما مترادفان.
ومن مصادر الالتباس الشائعة أيضًا التعامل مع كل أسلوب من أساليب المخزون على أنه نوع مختلف من أنظمة مراقبة المخزون.
فالنظام يصف كيفية تسجيل معلومات المخزون ومتابعتها، أما أساليب مراقبة المخزون فتساعد الشركة على تحديد كيفية ترتيب أولويات المخزون وإعادة تزويده وتدويره أو التحقق منه فعليًا.
على سبيل المثال، قد يشغّل موزع نظام جرد مستمر، ويستخدم في الوقت نفسه تحليل ABC لترتيب أولويات الأصناف المهمة، ونقاط إعادة الطلب لإطلاق عمليات إعادة التزويد، ومخزون الأمان لاستيعاب حالات عدم اليقين، والجرد الدوري للتحقق من الدقة.
وهذه الأساليب تكمّل النظام ولا تحل محله.
نادرًا ما تعتمد الشركات على أسلوب واحد للمخزون. فقد تتطلب المنتجات المختلفة ضوابط مختلفة حسب قيمتها والطلب عليها ومهلة توريدها ومدة صلاحيتها وأهميتها التشغيلية.
يصنّف تحليل ABC المخزون حسب أهميته النسبية، بحيث يمكن تركيز اهتمام الإدارة حيث يكون الأثر أكبر.
قد تمثل أصناف الفئة «A» منتجات عالية القيمة أو ذات أهمية خاصة تتطلب رقابة أشد، بينما قد تكفي إجراءات أبسط للأصناف الأقل أولوية. وينبغي أن تعكس معايير التصنيف واقع الشركة بدلًا من تطبيق نسب تقسيم عامة بشكل أعمى.
ولمعالجة أوسع لهذه الأساليب، راجع دليل HAL حول أساليب إدارة المخزون وأمثلة عليها.
تحدد نقطة إعادة الطلب مستوى المخزون الذي ينبغي عنده البدء في إجراء إعادة التزويد.
ومن الصيغ المفاهيمية الشائعة:
نقطة إعادة الطلب = الطلب المتوقع خلال مهلة التوريد + مخزون الأمان
وقد يكون الحساب الفعلي أكثر تعقيدًا عندما يتفاوت الطلب ومهل توريد الموردين بشكل كبير.
مخزون الأمان هو مخزون احتياطي يُحتفظ به للحد من التعرض لحالات عدم اليقين.
على سبيل المثال، قد تحتفظ الشركة بكميات إضافية لأن طلب العملاء متذبذب أو لأن مدة تسليم المورد غير قابلة للتنبؤ. ويمكن لزيادة مخزون الأمان أن تعزز المرونة، لكنها تزيد أيضًا حجم رأس المال المجمّد في المخزون.
الكمية الاقتصادية للطلب (EOQ) نموذج مصمم لتحقيق التوازن بين تكاليف الطلب وتكاليف الاحتفاظ بالمخزون في ظل مجموعة من الافتراضات.
ويمكن أن يوفر أساسًا مفيدًا للتخطيط، لكن لا ينبغي اعتباره كمية شراء مثالية في كل الأحوال. فتغير الطلب، وقيود الموردين، وخصومات الكميات، وحدود التخزين، وتواريخ انتهاء الصلاحية، وغيرها من الواقع التشغيلي، قد تغيّر قرار الطلب المناسب.
يهدف أسلوب التوريد في الوقت المحدد (JIT) إلى مواءمة استلام المخزون بدقة مع الإنتاج أو طلب العملاء، حتى لا تحتفظ الشركات بمخزون يزيد على الحاجة.
ويمكن لهذا النهج أن يخفض مستويات المخزون ومتطلبات التخزين، لكنه يزيد أيضًا من أهمية موثوقية الموردين ومهل التوريد والتخطيط والتنسيق التشغيلي. فالاضطراب الذي قد تستوعبه بسهولة شركة لديها مخزون احتياطي أكبر، قد يكون أثره أشد في نظام محكم التوقيت.
يتحقق الجرد الدوري من مجموعات مختارة من المخزون بانتظام، بدلًا من انتظار جرد فعلي شامل واحد.
فقد تجرد الشركة الأصناف عالية القيمة أو سريعة الحركة بوتيرة أعلى، بينما تجدول جرد الفئات الأخرى بوتيرة أقل. والهدف هو اكتشاف الفروقات مبكرًا والحفاظ على الثقة في سجلات المخزون.
تدعم وحدة Stock Count من HAL حاليًا مسارات عمل الجرد الدوري والجرد الفعلي معًا.
يمنح أسلوب FIFO —الوارد أولًا يُصرف أولًا— الأولوية للمخزون الأقدم في الاستخدام أو البيع قبل المخزون الأحدث. أما أسلوب FEFO —الأقرب انتهاءً يُصرف أولًا— فيرتب أولوية المخزون حسب تاريخ انتهاء الصلاحية، مما يجعله مناسبًا بشكل خاص للمنتجات محدودة الصلاحية.
وهذه أساليب لتدوير المخزون وليست أنظمة مستقلة لمراقبة المخزون، وتتوقف أهميتها على طبيعة المنتج والمتطلبات التشغيلية.
تشكّل عملية مراقبة المخزون الفعالة حلقة مغلقة تمتد من الاستلام حتى التحقق، بدلًا من مجرد عرض كمية المخزون على الشاشة.
عند وصول البضائع، تسجل الشركة ما تم استلامه وكميته ومكان تخزينه. وحسب نوع المنتج، قد يتضمن السجل أيضًا رقم الدفعة أو الرقم التسلسلي أو تاريخ انتهاء الصلاحية أو غير ذلك من بيانات التعريف.
يُربط المخزون بالمستودع أو الموقع أو الرف أو رمز الصنف ذي الصلة، أو بأي هيكل تخزين آخر. ويقلل التعريف الواضح من خطر انفصال المخزون الفعلي عن سجل النظام.
يتغير المخزون عندما تُباع البضائع أو تُحوَّل أو تُرتجع أو تُصرف لمشروع أو تُستهلك في التصنيع أو تتلف أو تُنقل بأي شكل آخر من موقعها السابق.
ويجب تسجيل هذه الحركات بشكل منتظم. فتسجيلها بعد عدة أيام قد يجعل حتى أكثر أنظمة المخزون تطورًا غير دقيق مؤقتًا.
يحدّث النظام المستمر سجل المخزون فور حدوث هذه الحركات، بينما يعتمد النهج الدوري بدرجة أكبر على التحديثات المجدولة والتحقق الفعلي.
يمكن لنقاط إعادة الطلب وخطط الطلب وقواعد مخزون الأمان واحتياجات الشراء أو غيرها من أساليب التخطيط أن تشير إلى الحاجة إلى مخزون إضافي.
يقارن الجرد الدوري والجرد الفعلي الشامل بين الكميات المسجلة في النظام والكميات التي يجدها الموظفون فعليًا.
لا ينبغي تسوية أي فرق دون فهم سببه. فقد تكون أخطاء الاستلام أو التحويلات غير المسجلة أو التلف أو الصرف الخاطئ أو أخطاء الجرد أو غيرها من إخفاقات العمليات هي المسؤولة عنه.
وتستخدم أقوى عمليات مراقبة المخزون الفروقات لتحسين سير العمل الأساسي، بدلًا من تصحيح الأعراض نفسها مرارًا وتكرارًا.
يمثل المخزون موردًا تشغيليًا واستثمارًا لرأس المال العامل في آن واحد. ولذلك قد يؤثر ضعف المراقبة على المبيعات والإنتاج والمشتريات وعمليات المستودعات والتقارير المالية في الوقت نفسه.
تحتاج الفرق إلى معرفة ما تمتلكه الشركة، وكذلك ما هو متاح فعليًا وأين يوجد.
ويساعد وضوح الرؤية الموظفين على التمييز بين المخزون القابل للاستخدام فورًا والمخزون الذي قد يكون محجوزًا أو تالفًا أو غير متاح أو موجودًا في مكان آخر.
قد يؤدي شراء مخزون أكثر من اللازم إلى تجميد السيولة واستهلاك المساحة التخزينية وزيادة التعرض لتقادم المخزون أو انتهاء صلاحيته.
وتمنح مراقبة المخزون فرق المشتريات والعمليات معلومات أفضل عند تقرير ما إذا كانت هناك حاجة حقيقية إلى مزيد من المخزون.
لا يمكن لأي نظام أن يضمن ألا ينفد مخزون الشركة أبدًا، فتغيرات الطلب وإخفاقات الموردين واضطرابات النقل وغيرها من الأحداث غير المتوقعة تظل واردة.
ومع ذلك، يمكن للكميات الدقيقة ومعلومات إعادة الطلب ووضوح الرؤية أن تساعد الفرق على اكتشاف النقص مبكرًا واتخاذ قرارات إعادة تزويد أكثر وعيًا.
تساعد ضوابط المعاملات، مقرونة بالتحقق الفعلي، الشركات على مطابقة ما يظهره النظام مع ما هو موجود فعلًا.
كما أن السجلات عالية الجودة تسهّل التحقيق عند ظهور الفروقات.
تتخذ فرق المشتريات قرارات أفضل عندما تتمكن من رؤية المخزون الحالي والطلب القائم وحركات المخزون الجارية، بدلًا من الشراء بناءً على جداول بيانات قديمة.
وبالمثل، تحتاج فرق التصنيع والمبيعات والمشاريع إلى معلومات موثوقة عن التوفر قبل تخصيص المخزون لأعمال مستقبلية.
المخزون أيضًا أصل محاسبي، وقد تؤثر الكميات أو القيم غير الصحيحة على حسابات التكلفة والقوائم المالية.
ولذلك يجب أن تظل مراقبة المخزون التشغيلية والمحاسبة مترابطتين، رغم اختلاف الغرض من كل منهما.
لا يوجد نظام يناسب كل مؤسسة تلقائيًا.
| العامل | النظام الدوري | النظام المستمر |
|---|---|---|
| تحديث السجلات | على فترات محددة | فور حدوث المعاملات |
| تعقيد الإعداد | أقل عمومًا | أعلى عمومًا |
| وضوح الرؤية على المخزون الحالي | أكثر محدودية | أقوى |
| المتطلبات التقنية | قد تكون منخفضة | مدعوم بالبرامج عادةً |
| الأنسب لـ | العمليات الأبسط والأقل حجمًا | العمليات الأكبر حجمًا أو الأكثر تعقيدًا |
| الجرد الفعلي | محوري في تحديث المخزون | لا يزال مطلوبًا للتحقق |
قد لا تحتاج شركة صغيرة جدًا لديها عدد محدود من المنتجات إلى منصة جرد مستمر متطورة، إذ قد تتجاوز التكلفة والأعباء الإدارية القيمة التي تقدمها.
وتزداد فائدة المراقبة المستمرة مع ازدياد التعقيد، لا سيما مع تعدد المستودعات، وكثرة عمليات الاستلام والصرف، والتجارة الإلكترونية، والتصنيع، والعدد الكبير من وحدات التخزين (SKU)، والبضائع عالية القيمة، أو كثافة التحويلات.
ولذلك ينبغي أن يستند القرار إلى المتطلبات التشغيلية، بدلًا من افتراض أن الخيار الأكثر تطورًا تقنيًا هو تلقائيًا الاستثمار الأفضل.
تتفاوت أنظمة المخزون تفاوتًا كبيرًا، ولذلك ينبغي للشركات تقييم الوظائف بناءً على تدفقات المخزون الفعلية لديها، بدلًا من الاعتماد على قوائم ميزات عامة.
ومن القدرات المفيدة:
ينبغي أن يتمكن المستخدمون من رؤية كميات المخزون حسب الصنف والموقع، بتفاصيل كافية لفهم ما هو متاح فعلًا، وليس فقط إجمالي الكمية المملوكة.
ينبغي أن يسجل النظام كيفية دخول المخزون إلى المؤسسة وخروجه منها وتنقله داخلها.
تحتاج الشركات التي تدير عدة مستودعات أو متاجر أو مواقع مشاريع أو فروع إلى سجلات مخزون تميّز بين هذه المواقع.
قد تكون هذه القدرات مهمة للمنتجات الخاضعة للتنظيم أو عالية القيمة أو المرتبطة بالضمان أو سريعة التلف.
ينبغي أن يدعم النظام عمليات التحقق الفعلي المناسبة، بما فيها الجرد الدوري عند الحاجة.
يمكن لقواعد إعادة الطلب والتنبيهات ومسارات عمل الشراء أن تساعد الفرق على التصرف بناءً على معلومات انخفاض المخزون، بدلًا من الاكتفاء بملاحظتها.
ينبغي أن يميّز النظام الفعّال بين المخزون الموجود فعليًا والمخزون المخصص مسبقًا لطلب أو مشروع أو عملية أخرى.
ينبغي أن تمر عمليات الاستلام والتسليم والفواتير والمشتريات وحركات المخزون عبر إجراءات مضبوطة، بدلًا من إعادة إنشائها يدويًا في أنظمة متعددة.
جداول البيانات ليست غير مناسبة لمراقبة المخزون بطبيعتها، إذ يمكن أن تؤدي الغرض جيدًا عندما يكون لدى الشركة منتجات قليلة وموقع واحد وحجم معاملات منخفض وعدد قليل من الأشخاص المسؤولين عن المخزون.
لكن المشكلات تظهر عادةً مع ازدياد التعقيد.
ومن العلامات التحذيرية:
عند هذه المرحلة، لا تكمن المشكلة في عجز جدول البيانات عن احتواء البيانات، بل في أن الحفاظ على نسخة واحدة موثوقة منها يزداد صعوبة كلما تعامل معها مزيد من المعاملات والمستخدمين.
يمكن لأنظمة المخزون المستقلة أن تتتبع المخزون بفعالية، لكن نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) يضيف قيمة عندما يتعين أن يظل المخزون مرتبطًا بعمليات الأعمال الأخرى.
فعملية الشراء قد تؤثر على المشتريات والمخزون والتزامات الموردين، ثم على السيولة في النهاية. وعملية البيع قد تؤثر على المخزون والتسليم وذمم العملاء والإيرادات. كما قد يستهلك نشاط التصنيع أو المشاريع مواد ويُنشئ تكاليف في أجزاء أخرى من الشركة.
ويمكن لنظام ERP المتكامل أن يربط مسارات العمل هذه، حتى لا تضطر الفرق إلى إدخال المعاملة نفسها ومطابقتها مرارًا في أنظمة منفصلة.
تصف الوثائق الحالية لـ HAL المتعلقة بالمخزون وظائف تشمل رؤية المخزون عبر مواقع متعددة، وحركات المخزون، وتتبع الدفعات والأرقام التسلسلية، ومسارات عمل إعادة التزويد، والتكامل مع المشتريات والمبيعات والمحاسبة. وتؤكد وثائق Stock Count المخصصة دعم الجرد الدوري والجرد الفعلي معًا.
وللاطلاع على مزيد من الأساليب العملية لتحسين عمليات المخزون، راجع دليل HAL حول أساليب ضبط المخزون واستراتيجيات تحسينه.
ويظل البرنامج المناسب معتمدًا على طبيعة الشركة. فشركات التجزئة والتصنيع والمقاولات والتوزيع والأدوية قد تكون لها متطلبات مختلفة تمامًا، حتى وإن احتاجت جميعها إلى مراقبة المخزون.
قد ينتج حتى النظام الجيد معلومات غير موثوقة إذا كانت العمليات الأساسية ضعيفة.
ومن الأخطاء الشائعة:
ومن أهم الدروس أن برامج المخزون لا تحقق دقة المخزون تلقائيًا، بل قد تسجل معاملات غير دقيقة بكفاءة عالية عندما يتبع الموظفون إجراءات غير متسقة.
وتحقق التقنية أفضل نتائجها عندما تكون إجراءات الاستلام والتخزين والصرف والجرد والتسوية وإعادة التزويد محددة بوضوح ومتّبعة باستمرار.
لا يقتصر الغرض من مراقبة المخزون على عرض كمية المخزون الموجودة. فالنظام الفعّال ينبغي أن يحافظ على معلومات موثوقة عن الكميات والمواقع والحركات والتوفر وإعادة التزويد، بحيث تعمل فرق المشتريات والمبيعات والعمليات والمالية وفق صورة واحدة للمخزون.
ومع نمو العمليات، يصبح ربط هذه الإجراءات أكثر أهمية. ويدعم HAL ERP مسارات عمل المخزون التي تربط نشاط المخزون بالمشتريات وعمليات الأعمال الأوسع، بينما تدعم أدوات الجرد فيه التحقق الدوري والفعلي.
إذا كنت ترغب في تقييم مدى ملاءمة HAL لمسارات عمل المخزون وتخطيط موارد المؤسسات لديك، احجز عرضًا توضيحيًا مع HAL.
نظام مراقبة المخزون هو مجموعة الإجراءات والقواعد والسجلات والتقنيات المستخدمة لتتبع كميات المخزون ومواقعه وحركاته وتوفره واحتياجات إعادة تزويده.
النظام الدوري والنظام المستمر هما النهجان الرئيسيان للاحتفاظ بسجلات المخزون. إذ تحدّث الأنظمة الدورية المخزون أو تتحقق منه على فترات محددة، بينما تحدّث الأنظمة المستمرة سجلات المخزون فور حدوث المعاملات.
نظام الجرد المستمر يحدّث سجلات المخزون باستمرار عند استلام البضائع أو بيعها أو صرفها أو تحويلها أو إرجاعها أو نقلها بأي شكل آخر. ويظل الجرد الفعلي ضروريًا للتحقق من مطابقة الكميات المسجلة للمخزون الفعلي.
نظام الجرد الدوري يحدّث المخزون أو يتحقق منه على فترات مجدولة، بدلًا من الاحتفاظ بسجل مخزون يُحدَّث باستمرار بعد كل حركة. ولذلك يكتسب الجرد الفعلي للمخزون أهمية خاصة.
تركز مراقبة المخزون بشكل أدق على تتبع المخزون الموجود ضمن العمليات ونقله وتحديد موقعه والتحقق منه. أما إدارة المخزون فهي أشمل، وتغطي أيضًا التخطيط والطلب والشراء وإعادة التزويد والقرارات المتعلقة بحجم المخزون الذي ينبغي للشركة الاحتفاظ به.
من الأساليب الشائعة تحليل ABC، ونقاط إعادة الطلب، ومخزون الأمان، والكمية الاقتصادية للطلب (EOQ)، والتوريد في الوقت المحدد (JIT)، والجرد الدوري، وأساليب تدوير المخزون مثل FIFO أو FEFO. وكثيرًا ما تستخدم الشركات عدة أساليب ضمن نظام المخزون نفسه.
لا يوجد نظام أفضل بشكل مطلق. فالنهج المناسب يعتمد على حجم المعاملات، وعدد وحدات التخزين (SKU)، وعدد المواقع، وقيمة المخزون، ومتطلبات التتبع، والقطاع، والتكاملات، ومستوى الرؤية اللحظية الذي تحتاجه الشركة.
.jpeg)