إرسال الفاتورة ليس سوى بداية العملية. فقد لا يزال فريق الشؤون المالية في السعودية بحاجة إلى معرفة ما إذا كانت الفاتورة قد اجتازت سير عمل الفوترة الإلكترونية المطلوب، وما إذا وصلت إلى العميل، وما إذا كان موعد السداد قد حان، وما إذا كان أحد قد تابع الرصيد المتأخر.
وهذا يجعل تتبع الفواتير مهمًا بقدر أهمية إنشائها.
وبالنسبة للشركات السعودية، ينبغي أن يوفر نظام الفوترة المفيد رؤية واضحة عبر ثلاثة مجالات منفصلة: معالجة ZATCA، وفوترة العملاء، وتحصيل المدفوعات. ويعتمد اختيار البرنامج المناسب على ما إذا كانت الشركة تبحث عن نظام محاسبة أو ERP متكامل، أو منصة سحابية متخصصة، أو طبقة امتثال متصلة بالبرامج التي تستخدمها بالفعل.
يساعد برنامج إرسال وتتبع الفواتير الإلكترونية الشركة على إنشاء بيانات الفاتورة أو معالجتها، وإرسالها عبر قنوات العملاء والجهات التنظيمية ذات الصلة، ومراقبة ما يحدث بعدها.
وبالنسبة للشركة السعودية، يمكن أن يشمل ذلك ثلاثة أنواع مختلفة من التتبع.
تجيب هذه الحالة عن أسئلة مثل:
يغطي ذلك سير العمل التجاري:
كما توفر بعض المنصات بوابات للعملاء، وإرسال الفواتير عبر البريد الإلكتروني، ومشاركتها عبر WhatsApp، أو خيارات اتصال أخرى.
تجيب هذه الحالة عن مجموعة مختلفة تمامًا من الأسئلة:
ولا تدير جميع برامج الفوترة هذه المستويات الثلاثة بالقدر نفسه من الكفاءة. ويكتسب هذا الاختلاف أهمية عند مقارنة البرامج.
تُعد الفاتورة بصيغة PDF المرسلة عبر البريد الإلكتروني إلكترونية بالمعنى المعتاد، لكن هذا لا يعني تلقائيًا أن البرنامج مناسب لمتطلبات الفوترة الإلكترونية في السعودية.
توضح ZATCA أنه خلال مرحلة الربط والتكامل، يجب أن يتكامل الحل الإلكتروني الخاص بالمكلف مع أنظمة ZATCA وأن يُنشئ الفواتير الإلكترونية بالتنسيق المطلوب. وقد تم تطبيق مرحلة الربط والتكامل تدريجيًا على دفعات من المكلفين منذ يناير 2023. ويمكن الاطلاع على الإطار الحالي من خلال صفحة ZATCA حول ما هي الفوترة الإلكترونية؟.
والتمييز العملي بسيط:
البرنامج الذي يستطيع إرسال فاتورة إلكترونيًا ليس بالضرورة برنامجًا قادرًا على التعامل مع متطلبات الفوترة الإلكترونية للمرحلة الثانية في السعودية.
ينبغي أن يتيح سير عمل الفوترة الفعّال للفريق المالي متابعة المستند بعد لحظة الضغط على إرسال.
بدون برنامج مترابط، قد تتوزع هذه الحالات بين عدة أنظمة.
فقد يتحقق فريق الضرائب من نظام لمعرفة ردود ZATCA، بينما يتحقق فريق المبيعات أو الشؤون المالية من البريد الإلكتروني لمعرفة ما تم إرساله. وقد يعرض جدول بيانات خاص بالحسابات المدينة الأرصدة المستحقة، بينما توضح كشوف الحسابات البنكية المدفوعات. وبعد ذلك، يتعين على قسم المحاسبة مطابقة كل هذه المعلومات.
وبالنسبة لفريق مالي صغير، فإن الفائدة الحقيقية لأتمتة الفواتير لا تتمثل فقط في إنشاء المستند بشكل أسرع، بل في الحفاظ على مسار واضح بدءًا من إنشاء الفاتورة ووصولًا إلى التحصيل والمحاسبة.
تتبع المنصات أدناه أساليب مختلفة. ولم يتم ترتيبها من الأفضل إلى الأسوأ.
يعتمد الخيار الأنسب على الجزء من دورة حياة الفاتورة الذي تحتاج الشركة إلى أن تتحكم فيه المنصة.
يركز HAL Invoicing على الجانب التجاري من دورة حياة الفاتورة.
وتوثق HAL حاليًا إمكانات تشمل:
وبالنسبة للفوترة الإلكترونية التنظيمية في السعودية، تفصل HAL طبقة الامتثال في HAL VAT Care.
تم تصميم VAT Care لربط أنظمة ERP أو المحاسبة أو نقاط البيع الحالية بعمليات الفوترة الإلكترونية في السعودية. وتوثق HAL التكامل عبر API وExcel/CSV، وإمكانات المرحلتين الأولى والثانية، والتحقق من البيانات الضريبية، وإرسال الفواتير إلى منصة فاتورة (FATOORA)، والمزامنة عبر الإنترنت ودون اتصال.
وقد يكون هذا الفصل مفيدًا لنوعين مختلفين من الشركات. فقد ترغب إحدى الشركات في استخدام نظام HAL الأوسع للفوترة وERP، بينما قد يكون لدى شركة أخرى نظام ERP قائم ترغب في الاحتفاظ به واستخدام VAT Care كطبقة للفوترة الإلكترونية في السعودية. وينبغي توضيح هذا الفرق أثناء التنفيذ بدلًا من افتراض أن كل عملية نشر لـ HAL Invoicing تتضمن تلقائيًا البنية نفسها للمرحلة الثانية.
تجمع Zoho Books للسعودية بين المحاسبة والفوترة الإلكترونية السعودية ضمن منصة سحابية واحدة.
وتعرض وثائق المرحلة الثانية الحالية عدة حالات واضحة للفواتير في منصة فاتورة (FATOORA):
وهذا مفيد لأن المستخدم المالي يستطيع التمييز بين الفاتورة التي لم يتم إرسالها، والفاتورة التي تتم معالجتها حاليًا، والفاتورة التي فشل إرسالها. كما توثق Zoho Books التحقق من معلومات الفاتورة الإلكترونية المطلوبة، والاتصال بمنصة فاتورة (FATOORA)، وسير عمل الفواتير المتكررة، ورسائل الخطأ عند فشل الإرسال. وتغطي منصة المحاسبة الأوسع الفواتير والمدفوعات والمصروفات والتغذية البنكية والمطابقة.
ويُعد هذا النموذج مناسبًا بشكل أكبر للشركات الصغيرة التي ترغب في إدارة المحاسبة والفوترة الإلكترونية من التطبيق نفسه. أما الشركة التي لديها نظام ERP مخصص بشكل كبير، فقد تفضل دمج نظامها الحالي مع طبقة امتثال منفصلة.
يربط Odoo Invoicing الفوترة ببيئة تطبيقات الأعمال الأوسع في Odoo. وتدعم المنصة حالات الدفع، وتواريخ الاستحقاق، والمدفوعات عبر الإنترنت، والتذكيرات الآلية بالمتابعة ضمن سير عمل الفوترة.
وبالنسبة للسعودية، تتضمن التوطين المالي السعودي في Odoo مكوّنًا مخصصًا للفوترة الإلكترونية للتكامل مع المرحلة الثانية. وتوثق Odoo معالجة منفصلة لأنواع المعاملات السعودية، بما في ذلك نموذج التخليص المطبق على الفواتير الضريبية B2B وسير عمل الإبلاغ عن الفواتير الضريبية المبسطة B2C. وتتمثل ميزة هذا النموذج في اتساع نطاقه؛ إذ يمكن للشركة ربط الفوترة بالمحاسبة والمبيعات ونقاط البيع والمخزون وغيرها من الوحدات. أما الجانب الآخر فهو التنفيذ، إذ يتطلب نظام ERP المرن والقابل للتخصيص عادةً قدرًا أكبر من الإعداد وتصميم العمليات مقارنةً بتطبيق فوترة متخصص ومحدود النطاق.
تجمع Daftra بين الفوترة الإلكترونية السعودية وبيئة أوسع لإدارة الأعمال عبر السحابة. وتغطي وثائقها الحالية التكامل المباشر مع منصة فاتورة وسير عمل المرحلتين الأولى والثانية. كما تعرض وثائق المرحلة الثانية في Daftra حالة الفاتورة الإلكترونية. وتظهر الفاتورة في البداية على أنها لم تُرسل، ثم تتغير الحالة بعد نجاح المعالجة مع ZATCA.
وبعيدًا عن المعالجة التنظيمية، تجمع Daftra بين:
ويمكن أن يناسب هذا المزيج الشركات السعودية الصغيرة العاملة في البيع بالتجزئة أو الخدمات أو التجارة والتي تبحث عن نظام واحد للفوترة والعمليات العامة بدلًا من منتج وسيط ضريبي منفصل.
وكما هو الحال مع أي مزود، ينبغي للشركات اختبار أنواع فواتيرها وإعداد الفروع وسير عمل المرحلة الثانية الخاص بها، بدلًا من الاعتماد فقط على بيان الامتثال على مستوى المنتج.
تجمع منصة Wafeq للفوترة الإلكترونية في السعودية بين المحاسبة والفوترة الإلكترونية للمرحلة الثانية.
وتوثق صفحة المنتج الحالية ما يلي:
كما توفر Wafeq عملية داخل النظام لربط المؤسسة بمنصة فاتورة.
وعلى الجانب المحاسبي، يمكن تسجيل مدفوعات العملاء مقابل فاتورة واحدة أو عدة فواتير مستحقة، بما في ذلك المدفوعات الجزئية والمدفوعات الزائدة. وهذا يجعل Wafeq مناسبة للشركات السعودية والخليجية التي تبحث عن بيئة سحابية متخصصة تجمع بين الفوترة والمحاسبة والفوترة الإلكترونية. كما يمكنها دعم نموذج مختلف من خلال واجهة API عندما تكون بيانات الفاتورة صادرة من نظام آخر.
تتبع ClearTax للفوترة الإلكترونية في السعودية نهجًا مختلفًا عن المنتجات التي تركز على المحاسبة.
فمنصة السعودية مصممة للتكامل مع أنظمة ERP ونقاط البيع الحالية، بدلًا من اشتراط إنشاء كل فاتورة داخل تطبيق محاسبي جديد.
وتشمل الإمكانات الموثقة حاليًا:
وقد يكون هذا مناسبًا عندما تمتلك الشركة بالفعل نظامًا تشغيليًا واحدًا أو عدة أنظمة تعمل بشكل جيد، لكنها تحتاج إلى طبقة امتثال مخصصة للفوترة الإلكترونية في السعودية.
وهو أقل قابلية للمقارنة مباشرةً مع منصة متكاملة لإدارة الحسابات المدينة، لأن تركيزه الأساسي ينصب على عملية الفوترة الإلكترونية التنظيمية وليس على إدارة دورة الحسابات المدينة بالكامل.
بدلًا من السؤال عن المنتج "الأفضل" بشكل عام، ابدأ بالمشكلة التي تحتاج الشركة فعليًا إلى حلها.
غالبًا لا يكون القرار الأول هو أي مزود؟
بل هو:
هل نحتاج إلى استبدال نظام الفوترة الحالي، أم ربط النظام الحالي بسير عمل الفوترة الإلكترونية المطلوب؟
يمكن لهذا القرار أن يستبعد مباشرةً العديد من المنتجات غير المناسبة.
ينبغي أن يتجاوز عرض المنتج مجرد توضيح مدى سرعة المستخدم في إنشاء فاتورة ذات مظهر جيد.
إذا كانت الشركة مشمولة بإحدى دفعات المرحلة الثانية، فيجب أن يدعم الحل متطلبات التكامل المعمول بها مع منصة فاتورة (FATOORA).
ينبغي أن يتمكن فريق الشؤون المالية من معرفة ما إذا نجحت المعالجة التنظيمية، بدلًا من اعتبار "تم إنشاء الفاتورة" الحالة النهائية.
يجب أن توضح المعاملة الفاشلة ما الذي يحتاج إلى معالجة. وإلا فقد يضطر الموظفون إلى البحث عن السبب يدويًا.
تحقق من كيفية وصول الفواتير إلى العملاء: البريد الإلكتروني، أو بوابة العملاء، أو إشعارات الهاتف المحمول، أو WhatsApp، أو أي قناة أخرى مدعومة.
ينبغي للنظام التمييز بين الفواتير المفتوحة، والمدفوعة جزئيًا، والمدفوعة بالكامل، والمتأخرة، عندما تكون إدارة الحسابات المدينة جزءًا من المنتج.
بالنسبة للشركات التي تتعامل مع حالات تأخر متكررة في السداد، قد تكون التذكيرات بمواعيد الاستحقاق والفواتير المتأخرة أكثر قيمة من إضافة المزيد من قوالب الفواتير.
يجب أن تتوافق التصحيحات مع عملية الفوترة الإلكترونية في السعودية وأن تظل مرتبطة بالمعاملة المحاسبية ذات الصلة.
عند وصول الدفعة، ينبغي تحديث سجلات الفوترة والمحاسبة دون إنشاء عملية يدوية أخرى منفصلة.
تحقق من توافق البرنامج مع أنظمة ERP ونقاط البيع وإدارة علاقات العملاء (CRM) والأنظمة البنكية وغيرها من الأنظمة التي تستخدمها الشركة بالفعل.
قد تكون كلمة التتبع مضللة، لأن هناك حدثين مختلفين تمامًا تتم متابعتهما.
حالة ZATCA تسأل:
هل اكتملت عملية الفوترة الإلكترونية التنظيمية بشكل صحيح؟
حالة الدفع تسأل:
هل دفع العميل قيمة الفاتورة بالفعل؟
يمكن أن تُكمل الفاتورة الضريبية القياسية B2B عملية التخليص المعمول بها لدى ZATCA بشكل صحيح، ومع ذلك تظل غير مدفوعة لعدة أسابيع.
وبالعكس، فإن استلام الأموال من العميل لا يثبت أن الفاتورة الإلكترونية تمت معالجتها بشكل صحيح وفقًا لمتطلبات ZATCA المعمول بها.
ينبغي لبرنامج الإدارة المالية الجيد أن يفصل بين هذين المفهومين، مع إتاحة رؤية واضحة لكليهما لفريق العمل.
تواصل المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية في السعودية التوسع على شكل دفعات.
وأحدث مجموعة أعلنت عنها ZATCA هي الدفعة 25 (Wave 25)، والتي نُشرت في 24 يوليو 2026.
ووفقًا لإعلان الدفعة 25 الصادر عن ZATCA، تشمل الدفعة المكلفين المستهدفين الذين تجاوزت إيراداتهم الخاضعة لضريبة القيمة المضافة:
187,500 ريال سعودي خلال عام 2022 أو 2023 أو 2024 أو 2025.
ويُطلب من هؤلاء المكلفين المستهدفين ربط حلول الفوترة الإلكترونية الخاصة بهم بمنصة فاتورة (FATOORA) بحلول:
1 فبراير 2027
وهذا لا يعني أن كل شركة سعودية تتجاوز إيراداتها 187,500 ريال سعودي ينبغي أن تفترض ببساطة أن 1 فبراير هو موعدها النهائي.
يتم تطبيق المرحلة الثانية من خلال مجموعات من المكلفين، وتوضح ZATCA أن المكلفين المستهدفين يتم إخطارهم قبل موعد التكامل بستة أشهر على الأقل. ويمكن الاطلاع على العملية بالكامل من خلال صفحة مراحل تطبيق ZATCA.
وبالنسبة للشركات الصغيرة، فإن توسع المرحلة الثانية يجعل التمييز بين الفوترة العادية عبر الإنترنت والتكامل الفعلي مع منصة فاتورة أكثر أهمية بشكل متزايد.
يمكن لبعض أخطاء الاختيار أن تؤدي إلى تكاليف أو أعمال تشغيلية إضافية غير ضرورية.
اختيار نظام فوترة عادي يعتمد على ملفات PDF لمتطلبات المرحلة الثانية. إرسال الفواتير عبر البريد الإلكتروني وحده لا يوفر التكامل مع منصة فاتورة.
مقارنة البرامج بشكل أساسي بناءً على قوالب الفواتير. قد يكون التصميم مهمًا للعملاء، لكن التحقق، وحالة الإرسال، ومعالجة الأخطاء أهم بالنسبة لفريق الشؤون المالية.
تجاهل إمكانية تتبع المعاملات الفاشلة. يجب أن يسهل البرنامج تحديد عمليات الإرسال المرفوضة أو غير الناجحة ومعالجتها.
تتبع الامتثال دون تتبع التحصيل. يمكن للفاتورة الإلكترونية أن تنجح من الناحية التقنية، ومع ذلك تتحول إلى ذمة مدينة متأخرة.
استبدال نظام ERP يعمل بشكل جيد دون حاجة. عندما يكون النظام الحالي مناسبًا، قد تكون طبقة التكامل هي البنية الأكثر عملية.
تجاهل الإشعارات الدائنة والتصحيحات. اختبر التعديلات بدلًا من عرض فاتورة مثالية فقط من المحاولة الأولى.
الاختيار بناءً على سعر الاشتراك فقط. قد تكون جهود التكامل والتنفيذ والدعم والعبء الداخلي على الشركة بنفس أهمية رسوم الترخيص.
لا تقيّم هذه النقاط من خلال العرض التوضيحي فقط.
نفّذ معاملات تجريبية عبر سير العمل الفعلي، بما في ذلك معاملة واحدة على الأقل تحتوي على خطأ وأخرى تتطلب تصحيحًا.
أفضل طريقة لتقييم برامج الفوترة الإلكترونية هي متابعة الفاتورة نفسها عبر مراحلها:
إنشاء → اعتماد → تحقق → إرسال → تتبع → تسليم → تحصيل → مطابقة
تحتاج بعض الشركات السعودية إلى منصة محاسبية واحدة لإدارة معظم مراحل دورة حياة الفاتورة. بينما تمتلك شركات أخرى نظام ERP مناسبًا بالفعل وتحتاج بشكل أساسي إلى طبقة التكامل مع الفوترة الإلكترونية. وقد تعطي الشركات التي تواجه تحديات في التحصيل أهمية أكبر لإدارة الحسابات المدينة والمتابعة مقارنةً بشركة تركز بشكل أساسي على التكامل التنظيمي.
يربط HAL Invoicing بين إنشاء الفواتير ومشاركتها ومتابعة المدفوعات والمطابقة ضمن سير عمل مالي أوسع، بينما يوفر HAL VAT Care طبقة الفوترة الإلكترونية السعودية المنفصلة للشركات التي تحتاج إلى إمكانات المرحلتين الأولى والثانية.
احجز عرضًا تجريبيًا من HAL لمراجعة كيفية ربط سير عمل الفواتير الحالي لديك بدءًا من الإنشاء وحتى الدفع والمطابقة.
هو برنامج يقوم بإنشاء بيانات الفواتير أو معالجتها، وإرسال الفاتورة عبر قناة العملاء أو القناة التنظيمية المعمول بها، وتسجيل الحالات ذات الصلة بعد ذلك. وبحسب المنصة، يمكن أن يشمل التتبع معالجة ZATCA، وفوترة العملاء، وتحصيل المدفوعات.
يمكن لمنصات المرحلة الثانية في السعودية عرض الحالات أو الاستجابات المرتبطة بالمعالجة عبر منصة فاتورة (FATOORA). وتختلف المصطلحات المستخدمة ومستوى التفاصيل المتاح بحسب المنتج.
لا. توضح معالجة الفاتورة الإلكترونية ما حدث للفاتورة ضمن سير العمل التنظيمي أو عملية الإرسال. أما تتبع الدفع فيوضح ما إذا كان العميل قد سدد المبلغ المستحق.
لا. تشترط ZATCA إنشاء الفواتير الإلكترونية من خلال حل إلكتروني متوافق. وبالنسبة للمكلفين المستهدفين في المرحلة الثانية، يجب أن يتكامل هذا الحل أيضًا مع أنظمة ZATCA وأن يُنشئ الفواتير بالتنسيق المطلوب.
يعتمد ذلك على البيئة التقنية الحالية للشركة. فقد تفضل الشركة التي تبدأ من الصفر استخدام نظام واحد يجمع بين المحاسبة والفوترة الإلكترونية، بينما قد يكون من الأفضل للشركة التي لديها نظام ERP قائم استخدام طبقة تكامل.
نعم، من الممكن ذلك. فقد تم تصميم منصات مثل HAL VAT Care وغيرها من منتجات الوساطة والتكامل لربط الأنظمة الحالية بعملية الفوترة الإلكترونية في السعودية.
اختبر سير العمل الكامل: إنشاء الفاتورة، ومعالجة ZATCA، وإرسال معاملة فاشلة، وإرسال الفاتورة إلى العميل، ومعالجة الإشعارات الدائنة، والدفع، ومتابعة الفواتير المتأخرة، والمطابقة.
