.jpg)
إذا كان الأمر كذلك، فقد حان الوقت للنظر في كيفية أن تُعيد التسوية في المحاسبة النظام إلى دفاترك.
التسوية في المحاسبة هي أكثر من مجرد مهمة شهرية—إنها فحص أمان لنزاهة الوضع المالي لشركتك.
سواء كان الأمر يتعلق بمقارنة كشوفات البنك مع السجلات الداخلية، أو مطابقة فواتير المورّدين، أو التحقق من مدفوعات العملاء، فإن هذه العملية تضمن أن كل معاملة دقيقة ومُسجّلة.
عند القيام بها بانتظام، تساعد على منع الاحتيال، واكتشاف الأخطاء مبكرًا، وبناء الثقة في التقارير المالية.
في هذا الدليل، ستستكشف التسوية في المحاسبة، وأنواعها، وأهميتها، وطريقتها، والمزيد.
تُعدّ عملية تسوية حسابات دفتر الأستاذ العام خطوة أساسية في إغلاق نهاية الشهر أو نهاية السنة. فهي تساعد على التأكد من أن كل معاملة مرتبطة بحساب من حسابات الميزانية العمومية قد تم تسجيلها بشكل صحيح ومدعومة بالوثائق اللازمة.
فيما سبق، تعرّفت على مفهوم التسوية في المحاسبة، والآن ستتعرّف على أنواعها المختلفة. هيا نكتشفها معًا.
عندما يسمع معظم الناس عبارة "التسوية في المحاسبة"، فإن أول ما يتبادر إلى أذهانهم هو تسوية البنك. لكن هذه مجرد جزء من الصورة. ففي الواقع، تستخدم الشركات عدة أنواع من التسويات، والتي ستتعرّف عليها فيما يلي. دعنا نستعرضها معًا.
وهذه هي أكثر أنواع التسويات شيوعًا. تُعنى تسوية الحساب البنكي بمقارنة أرصدة النقدية في دفتر الأستاذ العام مع الأرصدة الواردة في كشوف الحسابات البنكية الخاصة بالنشاط التجاري، وذلك لاكتشاف فروقات التوقيت أو الأخطاء.
مثال: تُظهر دفاترك رصيدًا قدره 50,000 ريال سعودي، بينما يكشف كشف الحساب البنكي عن 48,500 ريال سعودي بسبب شيك غير مسجَّل.
تُطابق هذه العملية ما تُظهره دفاترك كمبالغ مستحقة للموردين مع ما تم إصدار فواتير به فعليًا، وهو أمر بالغ الأهمية في المحاسبة على أساس الاستحقاق، حيث تمتد الفواتير والمدفوعات غالبًا عبر أشهر مختلفة.
مثال: يُظهر نظامك أنك مدين لمورد بمبلغ 120,000 ريال سعودي، لكن فاتورته الإجمالية تبلغ 130,000 ريال سعودي بسبب رسوم تأخير في التسليم.
تمامًا كما هو الحال مع الحسابات الدائنة، يجب التأكد من أن ما يدين به العملاء يتطابق مع سجلاتك الداخلية. تهدف تسوية الحسابات المدينة إلى التأكد من أن الفواتير قد تم تسجيلها بشكل صحيح، وأن المدفوعات قد تم استلامها وتطبيقها بالشكل المناسب.
مثال: تُظهر سجلاتك أن أحد العملاء مدين بمبلغ 80,000 ريال سعودي، لكنه دفع 60,000 ريال سعودي، وقد أغفلتَ تسجيل إشعار دَين (رصيد دائن) بقيمة 20,000 ريال سعودي.
تُقارن تسوية المخزون بين الكميات الفعلية الموجودة في المستودع وما هو مسجّل في النظام المحاسبي. وتُعدّ هذه العملية ضرورية لاكتشاف الفقد، أو الأخطاء في العدّ، أو إدخال البيانات بشكل غير صحيح.
مثال: يُظهر النظام وجود 500 وحدة من منتج معين، لكن الجرد الفعلي يكشف عن 480 وحدة فقط بسبب التلف أو الفقد.
تضمن هذه العملية تسجيل رواتب الموظفين والخصومات المرتبطة بها بدقة. وهي تشمل مقارنة سجل الرواتب أو كشوف المرتبات مع حسابات دفتر الأستاذ العام.
مثال: يُظهر دفتر الأستاذ رواتب بقيمة 500,000 ريال سعودي، بينما تُظهر تقارير الرواتب 485,000 ريال سعودي بسبب خطأ يدوي في الإدخال.
تعني تسوية بطاقة الائتمان مقارنة المعاملات الواردة في كشوف بطاقة الائتمان مع سجلات المصروفات أو الأنظمة الداخلية. وإذا كنت تستخدم منصة تجارة إلكترونية أو نظام إدارة مصروفات، فقد تشمل العملية مطابقة ثلاثية: بين السجلات الداخلية، والمنصة، وكشف البطاقة.
مثال: يُظهر برنامج المحاسبة مصروف سفر قدره 15,000 ريال سعودي، لكن كشف بطاقة الائتمان يعرض 18,000 ريال سعودي بسبب رسوم أمتعة إضافية.
تُعد الأصول الثابتة مثل الآلات والمركبات والمعدات من العناصر ذات القيمة العالية. وتهدف هذه التسوية إلى مطابقة سجل الأصول مع الدفاتر المحاسبية للتأكد من أن عمليات الشراء، والبيع، والإهلاك، والانخفاض في القيمة قد تم تسجيلها بالشكل الصحيح.
مثال: يُظهر سجل الأصول وجود خمسة أجهزة لابتوب، لكن اثنين منها تم التخلص منهما ولم يتم شطبهما من السجلات المحاسبية.
تتضمن تسوية المصروفات مطابقة القيود المسجّلة في دفتر الأستاذ العام مع الإيصالات، والفواتير، وتقارير النفقات. تساعد هذه العملية على التأكد من أن المصروفات المُبلّغ عنها تعكس الواقع بدقة، كما تضمن الاستعداد لأي عملية تدقيق.
مثال: تم تسجيل تعويض سفر بقيمة 12,000 ريال سعودي، لكن لا يوجد إيصال مرفق أو متاح يدعمه.
مشابهة لتسوية الحسابات الدائنة، تهدف تسوية الموردين إلى مقارنة سجلاتك مع كشوف الحساب أو التأكيدات الواردة من الموردين. وهي وسيلة للتحقق من أن ما تعتقد أنك دفعته يتطابق مع ما استلمه الموردون فعليًا، مما يساعد على تجنّب النزاعات وتعزيز العلاقات مع الموردين.
مثال: تُظهر سجلاتك أنك قمت بدفع 70,000 ريال سعودي، لكن المورد يُبلّغ عن استلام 50,000 ريال فقط بسبب تأخير في معالجة الدفع من البنك.
تُغطّي كل واحدة من هذه التسويات جانبًا محددًا من النظام المالي لديك. وعند استخدامها مجتمعة، فإنها تُشكّل أساسًا قويًا لإعداد تقارير دقيقة، ومنع الاحتيال، وتعزيز الرقابة المالية.
والآن، سنستعرض في ما يلي أهمية تسوية الحسابات.
التسوية ليست مجرد مهمة محاسبية تقنية — بل تلعب دورًا أكبر بكثير في كيفية عمل النشاط التجاري، وتقديم التقارير، ووضع الخطط. إليك ملخصًا سريعًا لأسباب أهمية التسوية في المحاسبة:
في جوهرها، تضمن التسوية موثوقية القوائم المالية، لأنه عند مطابقة الأرصدة والتحقق منها، يقل خطر الأخطاء في البيانات المالية.
مقارنة السجلات الداخلية مع الأرصدة الخارجية تساعد في كشف التناقضات أو الأنشطة غير المعتادة، وغالبًا ما تُسهم في اكتشاف الاحتيال مبكرًا قبل أن يتفاقم.
تُساعد التسوية المنتظمة في الحفاظ على الامتثال من خلال إبقاء السجلات المالية نظيفة ومنظمة وجاهزة للتدقيق. كما تُقلّل من المخاطر عبر اكتشاف الأخطاء قبل أن تتحول إلى التزامات.
توفر التسوية لفرق المالية والإدارة بيانات قوية وموثوقة. وهذه الوضوح ضروري عند اتخاذ قرارات مهمة تتعلق بالميزانية، والاستثمارات، أو التوقعات المستقبلية.
من المستثمرين إلى أعضاء مجلس الإدارة والمدققين، يعتمد أصحاب المصلحة على بيانات مالية دقيقة. تُعزز عملية التسوية القوية الثقة وتُظهر التزامك بالشفافية والمسؤولية.
بشكل عام، توفر التسوية كل هذه الفوائد وتساعد الشركات مثل شركتك على إدارة الشؤون المالية بدقة أكبر، واكتشاف الأخطاء، واتخاذ قرارات مستنيرة.
اقرأ أيضًا: القوائم المالية: الركيزة الأساسية للإدارة الفعّالة للأعمال
فيما يلي، ستستعرض عملية التسوية.
تُعدّ تسوية الحسابات ضرورية للحفاظ على سجلات مالية دقيقة وموثوقة. تشمل العملية مقارنة أرصدة دفتر الأستاذ العام مع السجلات الخارجية بهدف تحديد وتصحيح الفروقات. هذا يضمن أن تعكس القوائم المالية الوضع الحقيقي للنشاط التجاري. فيما يلي شرح مفصل خطوة بخطوة مع سياق عملي.
ابدأ بجمع جميع الوثائق المتعلقة بالحساب الذي ترغب في تسويته، ويشمل ذلك كشوف الحسابات البنكية، فواتير الموردين، إيصالات النقد، كشوف بطاقات الائتمان، والقيود الداخلية في الدفاتر.
لمصالحة حساب النقدية الخاص بك، قم بتنزيل كشف حساب البنك لشهر مايو واجمع جميع إيصالات النقد والمدفوعات المسجلة التي تمت خلال نفس الفترة.
طابق كل معاملة في دفتر الأستاذ العام مع المستند الخارجي المقابل لها. ركز على التواريخ، والمبالغ، وأرقام المعاملات، وتفاصيل المورد أو العميل.
مثال:
إذا أظهر دفتر الأستاذ دفع مبلغ 15,000 ريال سعودي لمورد خدمات لوجستية بتاريخ 10 مايو، فتأكد من ظهور نفس الدفعة في كشف حساب البنك بالمبلغ والتاريخ الصحيحين.
ابحث عن أي عدم تطابق مثل القيود المفقودة، السجلات المكررة، المبالغ المعكوسة، أو التواريخ غير الصحيحة. هذه مؤشرات على وجود أخطاء محتملة أو فروقات في التوقيت.
مثال:
يُظهر دفتر الأستاذ فاتورة مرافق بقيمة 3,000 ريال سعودي مسجلة بتاريخ 28 مايو، بينما يُظهر البنك أن الخصم تم في 2 يونيو. هذه فروق زمنية وليست بالضرورة خطأ، لكن يجب توثيقها.
بمجرد اكتشاف الفروقات، قم بالتحقيق في أصلها. قد يشمل ذلك مراجعة سجلات النظام، أو التنسيق مع فريق المالية، أو التواصل مع الموردين أو العملاء لتأكيد التفاصيل.
مثال: يزعم المورد أنه تم دفع 10,000 ريال سعودي له، لكن سجلاتك تُظهر 7,500 ريال سعودي فقط. بعد مراجعة إيصال التحويل البنكي، تكتشف وجود رسوم بنكية قدرها 2,500 ريال لم تُسجل في البداية.
قم بتحديث السجلات المحاسبية بناءً على نتائج التحقيق. قد يشمل ذلك تصحيح قيود اليومية، تسجيل معاملات جديدة، أو إعادة تصنيف المبالغ في دفتر الأستاذ.
مثال: تكتشف أن مصروفًا بقيمة 1,200 ريال سعودي تم تسجيله تحت بند اللوازم المكتبية، بينما كان يجب تصنيفه تحت تدريب الموظفين. قم بتعديل القيد ليعكس مركز التكلفة الصحيح.
احتفظ بسجل لجميع عمليات التسوية، بما في ذلك المستندات الداعمة، والتعديلات التي تم إجراؤها، والأسباب التي تبرر كل تغيير. هذا أمر مهم لضمان الشفافية، والاستعداد للتدقيق، والرجوع إليها في المستقبل.
مثال:
إذا قمت بإعادة تصنيف دفعة، قم بتوثيق ذلك في ملف التسوية الخاص بك مع نسخة من الفاتورة، ورسالة الموافقة عبر البريد الإلكتروني، ورقم قيد التعديل في دفتر اليومية.
بعد إجراء التعديلات، تأكد مرة أخرى من تطابق رصيد دفتر الأستاذ العام تمامًا مع السجلات الخارجية. يجب ألا يبقى أي معاملة غير مطابقة أو غير مفسرة.
مثال:
بمجرد معالجة جميع الفروقات، يظهر كشف حساب البنك رصيدًا قدره 100,000 ريال سعودي، ويعكس دفتر حساب النقد نفس الرصيد، مما يؤكد دقة تسوية النقدية الخاصة بك.
الاتساق أمر حيوي. تقوم معظم الشركات بإجراء التسويات الشهرية، ولكن الحسابات ذات الحجم الكبير قد تتطلب مراجعات أسبوعية.
مثال:
قد تقوم شركة تدير مبيعات وردود يومية بتسوية مدفوعات العملاء وتسويات بطاقات الائتمان كل يوم جمعة لضمان تقارير أسبوعية دقيقة.
اقرأ أيضًا: فهم أهمية وأنواع المعايير المحاسبية
اتباع هذا النهج المنظم يساعد في الحفاظ على سجلاتك المالية واضحة، ومتناسقة، وجاهزة للتدقيق. فيما يلي، ستستعرض طرق وأدوات التسوية.
عادةً ما تستخدم الشركات طريقتين أثناء عملية التسوية: مراجعة الوثائق ومراجعة التحليلات. كل طريقة تخدم غرضًا مختلفًا وتُستخدم حسب نوع الحساب الذي يتم تسويته، والبيانات المتوفرة، ومستوى المخاطر المتعلق بالحساب.
إذا كنت تبحث عن أفضل أداة لتسوية الحسابات، فإن "Hal Accounting" هو حل محاسبي قائم على السحابة مصمم لتبسيط وتسريع المهام المالية اليومية للشركات، وخاصة الشركات الصغيرة والمتوسطة في السعودية.
ما يميز هال هو واجهته الشبيهة ببرنامج Excel مع أتمتة مدعومة بالذكاء الاصطناعي، مما يتيح للمستخدمين رفع القيود، وتسوية السجلات بسهولة، وإعداد تقارير مالية دقيقة بنقرات قليلة فقط. وبفضل ضوابط وصول المستخدم القوية والتعامل الآمن مع البيانات، يوفر هال كلاً من المرونة وراحة البال.
فيما سبق، استعرضت طرق وأدوات التسوية، والآن في القسم التالي، ستتعرف على الأسباب الشائعة للفروقات في التسوية.
حتى مع وجود عملية محكمة، يمكن أن تحدث (وتحدث فعلاً) فروقات أثناء تسوية الحسابات. ومعرفة ما يجب الانتباه إليه يجعل من السهل اكتشاف هذه المشكلات وتصحيحها.
فيما يلي أكثر الأسباب شيوعًا وراء عدم تطابق السجلات — ولماذا هي مهمة:
في بعض الأحيان، تُسجّل المعاملات في فترات زمنية مختلفة عبر الأنظمة. على سبيل المثال، قد يظهر الدفع في حسابك البنكي اليوم، لكنه لا يزال مُعلّقًا في دفتر الأستاذ الخاص بك. هذه الفروقات الزمنية ليست أخطاء بحد ذاتها، لكنها قد تسبب عدم تطابق مؤقت يحتاج إلى توضيح أثناء التسوية.
قد تُغفل بعض القيود مثل رسوم بنكية، أو استرداد لمرة واحدة، أو دفعة يدوية، مما يؤدي إلى عدم تسجيلها. هذه المعاملات المفقودة تُحدث فجوات بين سجلاتك والمستندات الداعمة، وقد تؤدي إلى تقارير غير دقيقة أو مفاجآت في التدفق النقدي.
يحمل الإدخال اليدوي للبيانات دائمًا خطر حدوث أخطاء مطبعية، أو تكرار، أو تسجيل في الحساب الخاطئ. حتى خطأ بسيط مثل إدخال 5,000 دولار بدلاً من 500 دولار يمكن أن يشوّه الصورة المالية لديك حتى يتم اكتشافه وتصحيحه أثناء التسوية.
رغم أنها أقل شيوعًا، قد ترتكب البنوك أخطاء مثل تحصيل رسوم مرتين، إيداعات غير صحيحة، أو معاملات مفقودة. يتطلب تحديد هذه المشكلات وحلها مقارنة دقيقة بين دفتر الأستاذ وكشوف البنك، وأحيانًا التواصل المباشر مع البنك.
الاكتشاف المبكر لهذه المشكلات من خلال التسوية المنتظمة هو المفتاح للحفاظ على سجلات مالية نظيفة وموثوقة وجاهزة للتدقيق.
بعد ذلك، سنستعرض أفضل الممارسات لتحقيق تسوية فعّالة.
تحسين عملية التسوية يبدأ ببعض الممارسات الأساسية التي تساعد فرق المالية على الحفاظ على الدقة، والكفاءة، والاستعداد للتدقيق.
ليست كل الحسابات تحمل نفس مستوى المخاطر. ضع معايير واضحة لتحديد الحسابات ذات المخاطر العالية مقابل ذات المخاطر المنخفضة، وحدد أولوياتك بناءً على ذلك. هذا يضمن أن الفرق تُكرّس وقتًا أكبر حيث تكون الأخطاء أكثر احتمالًا وتأثيرًا.
أنشئ عملية تسوية موحدة ومتكررة لفريقك. استخدم القوالب، والقوائم المرجعية، والإرشادات المشتركة لتقليل الأخطاء، وتسريع تدريب الموظفين، وجعل عملية الإغلاق أكثر موثوقية.
قم بأتمتة العمليات حيثما أمكن. بدءًا من كشف الفروقات، وتسوية الحسابات منخفضة المخاطر، وتتبع تقدم المهام، تساعد أدوات الأتمتة في تبسيط سير العمل وتقليل الجهد اليدوي.
قم بقياس مدة إتمام عمليات التسوية، وعدد الحسابات المعلقة للموافقة، وكيفية توزيع المهام. يساعد مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) في تحديد نقاط الضعف في العملية وتحسين اتخاذ القرار.
بتطبيق هذه الممارسات، يمكن لفرق المالية تبسيط عمليات التسوية، وتحسين الدقة، وإتاحة مزيد من الوقت للأعمال الاستراتيجية.
إذا كان الالتزام بلوائح هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) يبدو معقدًا أو معطلاً، فإليك طريقة أسرع وأسهل دون الحاجة لتغيير نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الحالي لديك.
هيا نستكشف الطريقة الأسرع أدناه!
تلعب التسوية في المحاسبة دورًا حيويًا في الحفاظ على سجلات مالية دقيقة وموثوقة وجاهزة للتدقيق. فهي تساعد في اكتشاف الأخطاء ومنع الاحتيال، بالإضافة إلى دعم تحسين التدفق النقدي واتخاذ قرارات أعمال أذكى، مما يجعلها عملية أساسية يجب على كل شركة إعطاؤها الأولوية.
إن تبني الأتمتة وتوحيد سير العمل يوفر الوقت، ويقلل الجهد اليدوي، ويعزز الكفاءة العامة. فالتسوية ليست مجرد مهمة روتينية، بل تدعم التخطيط الاستراتيجي وتعزز الثقة مع أصحاب المصلحة.
سواء كنت تدير شركة صغيرة أو تقود فريقًا ماليًا متناميًا، فإن الاستثمار في ممارسات تسوية محاسبية قوية وأدوات حديثة هو خطوة ذكية لضمان صحة مالية مستدامة على المدى الطويل. يوفر نظام HAL Accounting للشركات الأدوات التي تحتاجها لتبسيط عملية التسوية المالية، وتقليل الأخطاء اليدوية، والحفاظ على الامتثال للوائح هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA).
بفضل الأتمتة المدعومة بالذكاء الاصطناعي، والتقارير الفورية، وواجهة تشبه Excel، تم تصميم هال لتحقيق السرعة والدقة والتحكم الكامل. هل أنت مستعد لتسهيل عملية التسوية؟ اكتشف كيف يمكن لنظام HAL Accounting مساعدتك على الإغلاق المالي بشكل أسرع وأذكى. احجز عرضك التجريبي المجاني اليوم!
س: كم مرة يجب أن تقوم الشركات بعملية التسوية؟
ج: التسوية الشهرية هي المعيار لمعظم الشركات. ومع ذلك، قد تتطلب الحسابات عالية المخاطر أو ذات الحجم الكبير مثل النقد، والمخزون، والحسابات المدينة إجراء التسوية أسبوعيًا أو حتى يوميًا للحفاظ على رقابة مالية قوية.
س: ما هي أكثر الأخطاء شيوعًا في التسوية؟
ج: تشمل المشاكل الشائعة فروقات التوقيت بين الأنظمة، المعاملات المفقودة أو المكررة، أخطاء الإدخال اليدوي للبيانات، وتأخيرات معالجة البنك.
س: كيف يؤثر الالتزام بلوائح هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) على عملية التسوية؟
ج: تُلزم هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بالحفاظ على سجلات مالية دقيقة وموثقة جيدًا. تساعد التسوية المنتظمة في ضمان الامتثال من خلال اكتشاف وتصحيح الفروقات مبكرًا، مما يقلل من مخاطر التدقيق أو الغرامات.
س: هل يمكن للشركات الصغيرة أتمتة عملية التسوية؟
ج: بالتأكيد. توفر منصات تخطيط موارد المؤسسات مثل هال أكاونتينج أدوات تسوية مؤتمتة سهلة التنفيذ وقابلة للتوسع، مما يجعلها مثالية حتى للشركات الصغيرة.
س: ما هي أنواع الحسابات التي يجب تسويتها بانتظام؟
ج: يجب على الشركات تسوية الحسابات الرئيسية بانتظام مثل الحسابات البنكية، والحسابات المدينة، والحسابات الدائنة، والمخزون، والرواتب، والحسابات المتعلقة بالضرائب لضمان الدقة المالية ومنع الاحتيال.
