عندما تشتري الشركة مخزونًا نقدًا، أو تشتري معدات بالأجل، أو تبيع بضاعة لأحد العملاء، فإن القيد المحاسبي لا يتوقف فقط على ما إذا كانت الأموال قد انتقلت أم لا. إذ يمكن أن يؤثر نوع الحساب المعني وطريقة الدفع ونظام المخزون جميعها في تحديد الحساب المدين والحساب الدائن.
ولهذا السبب أيضًا قد يكون مصطلح «قيد يومية المشتريات» مربكًا؛ فقيد اليومية الخاص بعملية شراء ليس دائمًا الشيء نفسه الذي يعنيه دفتر يومية المشتريات التقليدي.
يشرح هذا الدليل قيود المشتريات والمبيعات بأمثلة عملية، تشمل المعاملات النقدية والآجلة، ونظامي الجرد الدوري والمستمر، والمردودات، والضرائب، وأنظمة المحاسبة المؤتمتة.
يسجّل قيد يومية المشتريات الأثر المحاسبي لعملية الشراء من خلال تحديد ما حصلت عليه الشركة، وكيفية تمويل الشراء، والحسابات التي يجب أن تكون مدينة والحسابات التي يجب أن تكون دائنة.
وبحسب طبيعة المعاملة، قد يؤدي الشراء إلى زيادة:
أما الطرف الدائن المقابل فقد يخفض النقدية أو يزيد الذمم الدائنة.
ولا ينبغي الخلط بين هذا المعنى العام ودفتر يومية المشتريات التقليدي.
قد يشير قيد يومية المشتريات بشكل عام إلى قيد اليومية الذي يُنشأ عندما تقوم الشركة بعملية شراء.
أما دفتر يومية المشتريات فهو نوع محدد من دفاتر اليومية الخاصة، يُستخدم تقليديًا للمشتريات الآجلة المتكررة. ووفقًا للإطار الذي يشرحه OpenStax، يُستخدم دفتر يومية المشتريات لتسجيل المخزون المشترى بالأجل.
أما المشتريات النقدية فتُسجَّل بدلًا من ذلك من خلال إجراءات المدفوعات النقدية في نظام دفاتر اليومية الخاصة التقليدي.
وغالبًا ما تتولى برامج المحاسبة الحديثة هذه التصنيفات والترحيلات إلى دفتر الأستاذ تلقائيًا خلف شاشة المعاملة.
من الطرق المفيدة لفهم قيد الشراء طرح سؤالين:
يُجعل الحساب الذي يمثل ما تم الحصول عليه مدينًا بشكل عام عند زيادة أصل أو مصروف. أما الطرف الدائن فيعكس مصدر الدفع أو التمويل.
| المعاملة | الطرف المدين المعتاد | الطرف الدائن المعتاد |
|---|---|---|
| أصل مشترى نقدًا | حساب الأصل المعني | النقدية/البنك |
| مصروف مدفوع فورًا | حساب المصروف المعني | النقدية/البنك |
| أصل مشترى بالأجل | حساب الأصل المعني | الذمم الدائنة |
| مصروف متكبَّد بالأجل | حساب المصروف المعني | الذمم الدائنة |
فعلى سبيل المثال، لا يعني شراء المعدات تلقائيًا جعل حساب «المشتريات» مدينًا. فالمعدات أصل، ولذلك يُجعل حساب المعدات مدينًا عادةً.
وبالمثل، قد يؤثر شراء اللوازم المكتبية في حساب أصل اللوازم أو في حساب مصروف، بحسب الظروف والسياسة المحاسبية المتبعة.
وبالتالي فإن الطرف المدين يتحدد بحسب ما تم شراؤه، وليس بمجرد حدوث عملية شراء.
عندما تشتري الشركة شيئًا وتدفع ثمنه فورًا، ينخفض رصيد النقدية أو البنك عادةً.
لنفترض أن شركة اشترت لوازم مكتبية بمبلغ 1,000 نقدًا.
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| اللوازم المكتبية | 1,000 | — |
| النقدية/البنك | — | 1,000 |
يزداد حساب اللوازم، ولذلك يُجعل مدينًا. وتنخفض النقدية، ولذلك تُجعل دائنة.
أما إذا اشترت الشركة بضاعة للبيع (مخزونًا) نقدًا، فإن طريقة محاسبة المخزون تصبح مهمة.
في نظام الجرد المستمر:
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| المخزون | 1,000 | — |
| النقدية/البنك | — | 1,000 |
في نظام الجرد الدوري:
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| المشتريات | 1,000 | — |
| النقدية/البنك | — | 1,000 |
ويرجع هذا الاختلاف إلى أن نظام الجرد المستمر يحدّث حساب المخزون بشكل متواصل، بينما يجمع نظام الجرد الدوري عادةً مشتريات المخزون في حساب المشتريات، ويحدد رصيد المخزون وتكلفة البضاعة المباعة من خلال إجراءات نهاية الفترة.
تحدث عملية الشراء الآجل عندما تستلم الشركة بضاعة أو خدمات أو أصلًا آخر الآن، وتتفق على سداد قيمتها للمورد لاحقًا.
لنفترض أن متجر تجزئة اشترى مخزونًا بتكلفة 5,000 من أحد الموردين بالأجل.
في نظام الجرد المستمر:
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| المخزون | 5,000 | — |
| الذمم الدائنة | — | 5,000 |
يزداد المخزون بمبلغ 5,000، وتصبح الشركة مدينة للمورد بمبلغ 5,000، مما ينشئ التزامًا ضمن الذمم الدائنة.
وعند سداد المبلغ للمورد لاحقًا:
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| الذمم الدائنة | 5,000 | — |
| النقدية/البنك | — | 5,000 |
يؤدي السداد إلى تخفيض كل من الالتزام ونقدية الشركة.
وفي نظام الجرد الدوري، يُجعل حساب المشتريات مدينًا عادةً بدلًا من حساب المخزون عند تسجيل عملية الشراء الآجل الأصلية للبضاعة.
ويُعد شراء المخزون بالأجل أيضًا المعاملة النموذجية التي تُسجَّل في دفتر يومية المشتريات التقليدي.
لا ينبغي ترحيل جميع المشتريات إلى الحساب نفسه؛ فطبيعة ما تحصل عليه الشركة هي التي تحدد الطرف المدين المناسب.
| المعاملة | الطرف المدين المعتاد | الطرف الدائن المعتاد |
|---|---|---|
| مخزون مشترى نقدًا | المخزون أو المشتريات | النقدية/البنك |
| مخزون مشترى بالأجل | المخزون أو المشتريات | الذمم الدائنة |
| لوازم مكتبية مشتراة نقدًا | اللوازم / المصروف المعني | النقدية/البنك |
| معدات مشتراة نقدًا | المعدات | النقدية/البنك |
| معدات مشتراة بالأجل | المعدات | الذمم الدائنة |
| خدمات مستلمة بالأجل | حساب المصروف المعني | الذمم الدائنة |
فعلى سبيل المثال، إذا اشترت الشركة معدات بقيمة 5,000 نقدًا، يكون القيد:
مدين المعدات: 5,000
دائن النقدية: 5,000
ويستخدم دليل HAL حول الدورة المحاسبية هذا المثال الأساسي نفسه عند شرح قيود اليومية.
والمبدأ المهم هنا أن حساب المشتريات ليس وجهة شاملة لكل الأموال التي تنفقها الشركة. ففي نظام الجرد الدوري، يرتبط هذا الحساب عادةً بالبضاعة المشتراة بغرض إعادة بيعها.
أما المعدات واللوازم والإيجار والخدمات المهنية وغيرها من المشتريات فتُسجَّل وفقًا للمعالجة المحاسبية الخاصة بكل منها.
يُعد نظام المخزون من الأسباب الرئيسية التي تجعل شركتين تسجلان عملية الشراء نفسها بطريقتين مختلفتين.
يحدّث نظام الجرد المستمر حساب المخزون مع حدوث كل عملية شراء وبيع، بينما يحدّث نظام الجرد الدوري المخزون من خلال إجراءات نهاية الفترة بدلًا من تحديثه مع كل معاملة مخزون.
| المعاملة | نظام الجرد المستمر | نظام الجرد الدوري |
|---|---|---|
| شراء المخزون | المخزون مدين | المشتريات مدين |
| مردودات المشتريات | تخفيض المخزون | استخدام حساب مردودات ومسموحات المشتريات |
| مصاريف الشحن المرتبطة بالمشتريات | تُضاف عادةً إلى المخزون | تُسجَّل عادةً في حساب مصاريف الشحن على المشتريات |
| بيع المخزون | تسجيل الإيراد وتكلفة البضاعة المباعة فورًا | تسجيل الإيراد؛ وتحديد تكلفة البضاعة المباعة لاحقًا |
فعلى سبيل المثال، يكون قيد عملية شراء آجلة بقيمة 2,000 عادةً كما يلي:
نظام الجرد المستمر
المخزون مدين 2,000
الذمم الدائنة دائن 2,000
نظام الجرد الدوري
المشتريات مدين 2,000
الذمم الدائنة دائن 2,000
مقارنة OpenStax بين نظامي الجرد المستمر والدوري توضح أن أنظمة الجرد المستمر تحدّث حساب مخزون البضاعة بشكل متواصل، بينما تستخدم أنظمة الجرد الدوري حساب المشتريات وتحدّث المخزون في نهاية الفترة المالية.
ولا ينبغي استبدال إحدى الطريقتين بالأخرى عند تسجيل معاملات منفردة؛ إذ يجب أن تكون القيود متسقة مع نظام المخزون والسياسات المحاسبية التي تتبعها الشركة.
يسجّل قيد يومية المبيعات الإيراد الناتج عندما تبيع الشركة بضاعة أو خدمات.
إذا دفع العميل فورًا، يكون القيد الأساسي:
النقدية مدين
إيرادات المبيعات دائن
أما إذا سُمح للعميل بالسداد لاحقًا:
الذمم المدينة مدين
إيرادات المبيعات دائن
وكما هو الحال مع دفتر يومية المشتريات، هناك فرق في المصطلحات.
فدفتر يومية المبيعات التقليدي هو دفتر يومية خاص يُستخدم للمبيعات الآجلة، أما المبيعات النقدية فتُسجَّل عادةً في دفتر يومية المقبوضات النقدية.
وفي نظام الجرد المستمر، يؤثر بيع البضاعة أيضًا في المخزون وتكلفة البضاعة المباعة. وهذا يعني أن بيع البضاعة يُنشئ عادةً قيدًا محاسبيًا ثانيًا إضافة إلى قيد الإيراد.
لنفترض أنه تم بيع بضاعة بمبلغ 2,000.
إذا دفع العميل فورًا:
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| النقدية | 2,000 | — |
| إيرادات المبيعات | — | 2,000 |
وإذا تمت عملية البيع نفسها بالأجل:
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| الذمم المدينة | 2,000 | — |
| إيرادات المبيعات | — | 2,000 |
الإيراد هو نفسه في الحالتين، والفرق هو ما إذا كانت الشركة تحصل على النقدية فورًا أم تُنشئ ذمة مدينة على العميل.
لنفترض الآن أن تكلفة المخزون المباع على الشركة كانت في الأصل 1,200.
في نظام الجرد المستمر، يُسجَّل قيد آخر لتكلفة هذا المخزون الذي خرج من الشركة:
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| تكلفة البضاعة المباعة | 1,200 | — |
| المخزون | — | 1,200 |
ولهذا قد تتطلب عملية البيع في نظام الجرد المستمر قيدين مرتبطين:
أما في نظام الجرد الدوري، فلا يُسجَّل قيد تكلفة البضاعة المباعة لكل عملية بيع على حدة، بل تُحدَّد تكلفة البضاعة المباعة من خلال إجراءات جرد المخزون في نهاية الفترة.
تسجّل قيود المشتريات والمبيعات جانبين متقابلين من نشاط الشركة، لكنها تؤثر في حسابات مختلفة.
| المجال | قيد المشتريات | قيد المبيعات |
|---|---|---|
| دور الشركة | مشترٍ | بائع |
| الأثر الرئيسي | الحصول على أصل أو مخزون أو خدمة أو تكبّد مصروف | تحقيق الإيراد |
| المعاملة النقدية | النقدية دائن | النقدية مدين |
| المعاملة الآجلة | الذمم الدائنة دائن | الذمم المدينة مدين |
| الأثر على المخزون | الحصول على المخزون | خروج المخزون من الشركة |
| الأثر على الإيراد | لا يوجد عادةً | إيرادات المبيعات دائن |
| قيد تكلفة البضاعة المباعة في نظام الجرد المستمر | لا يُنشأ بعملية الشراء ذاتها | يُنشأ عند بيع المخزون |
فعلى سبيل المثال، عندما يشتري متجر تجزئة بضاعة بالأجل، قد يجعل حساب المخزون مدينًا وحساب الذمم الدائنة دائنًا.
وعندما يبيع تلك البضاعة لاحقًا بالأجل، يجعل حساب الذمم المدينة مدينًا وحساب إيرادات المبيعات دائنًا. وفي نظام الجرد المستمر، يجعل أيضًا حساب تكلفة البضاعة المباعة مدينًا وحساب المخزون دائنًا.
ويساعد تتبع جانبي الدورة على فهم كيف تؤثر المشتريات في نهاية المطاف في المخزون والالتزامات والإيرادات والذمم المدينة والأرباح.
تعكس المردودات جزءًا من المعاملة الأصلية أو تعدّله، لكن القيد الدقيق يعتمد على نظام المخزون وطريقة تسجيل المعاملة الأصلية.
لنفترض أن مخزونًا تم شراؤه بالأجل أُعيد إلى المورد.
في نظام الجرد المستمر:
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| الذمم الدائنة | 500 | — |
| المخزون | — | 500 |
ينخفض الالتزام تجاه المورد ويُخفَّض المخزون.
أما في نظام الجرد الدوري، فيُسجَّل الطرف الدائن عادةً في حساب مردودات ومسموحات المشتريات بدلًا من تخفيض المخزون مباشرة.
وفي حالة مردودات المبيعات، يعكس البائع عادةً رصيد العميل المعني أو النقدية، ويُثبت الانخفاض في المبيعات من خلال حساب مناسب لمردودات المبيعات.
وعند استخدام نظام الجرد المستمر وإعادة البضاعة المرتجعة إلى المخزون القابل للبيع، قد يُسجَّل قيد إضافي يُجعل فيه حساب المخزون مدينًا وحساب تكلفة البضاعة المباعة دائنًا.
وقد تختلف المعالجة الدقيقة عندما تكون البضاعة تالفة، أو عند منح مسموحات دون إرجاع فعلي للبضاعة، أو عند استخدام حسابات مختلفة وفقًا للسياسات المحاسبية للشركة.
يمكن أن تضيف ضريبة القيمة المضافة وضريبة السلع والخدمات (GST) وضريبة المبيعات وغيرها من ضرائب المعاملات حسابات منفصلة إلى قيود المشتريات والمبيعات.
ففي عملية الشراء الخاضعة للضريبة حيث تكون الضريبة قابلة للاسترداد، قد يتضمن القيد من حيث المبدأ ما يلي:
وفي عملية البيع الخاضعة للضريبة، قد يتضمن القيد ما يلي:
وهذا يعني أن إجمالي المبلغ المستحق على العميل قد يكون أكبر من الإيراد الذي يثبته البائع، لأن جزءًا من المبلغ يمثل ضريبة محصّلة لصالح الجهة الضريبية المختصة.
وتعتمد المعالجة المحاسبية الفعلية على الدولة المعنية، وحالة التسجيل الضريبي، ونوع المعاملة، وقواعد الاسترداد، والتشريعات المعمول بها.
لذلك ينبغي للشركات تجنب تطبيق نموذج واحد لقيود الضريبة على جميع الحالات؛ فالضريبة المفروضة على عملية شراء ما قد تكون قابلة للاسترداد كليًا أو جزئيًا، أو غير قابلة للاسترداد، أو معفاة، أو خاضعة لنسبة الصفر، أو لمعالجة أخرى بحسب الظروف.
لا يمثل قيد اليومية نهاية العملية المحاسبية.
فالتسلسل الأساسي هو:
المعاملة ← المستند المصدري ← قيد اليومية ← دفتر الأستاذ العام ← ميزان المراجعة ← القوائم المالية
لنفترض أن موردًا أرسل فاتورة عن مخزون تم شراؤه بالأجل. توفر الفاتورة البيانات المصدرية للمعاملة المحاسبية، ويؤثر القيد الناتج في حساب المخزون أو المشتريات وحساب الذمم الدائنة، لتظهر هذه المبالغ في النهاية في حسابات دفتر الأستاذ المعنية.
وفي نظام دفاتر اليومية الخاصة التقليدي، يمكن تجميع المعاملات المتكررة أولًا في دفاتر يومية مثل دفتر يومية المشتريات أو دفتر يومية المبيعات، ثم تُرحَّل الإجماليات إلى دفتر الأستاذ العام، بينما يمكن الاحتفاظ بالتفاصيل على مستوى المورد أو العميل في دفاتر الأستاذ المساعدة.
وعادةً ما تؤتمت أنظمة المحاسبة الحديثة جزءًا كبيرًا من هذه العملية، لكن المنطق المحاسبي الأساسي يبقى كما هو.
ويشرح دليل الدورة المحاسبية من HAL كيف تنتقل المعاملات من مرحلة التحديد وقيود اليومية إلى دفتر الأستاذ العام وميزان المراجعة والتسويات والقوائم المالية.
تنتج كثير من أخطاء قيود اليومية عن تطبيق قاعدة محفوظة للمدين والدائن دون فهم المعاملة أولًا.
ومن الأخطاء الشائعة:
والنقطة الأخيرة أساسية. إذ تنص وثائق قيد اليومية من HAL أيضًا على أن إجمالي المدين وإجمالي الدائن في قيد اليومية يجب أن يتساويا دائمًا.
ومع ذلك، فإن توازن المدين والدائن لا يضمن صحة القيد؛ إذ لا يزال من الضروري استخدام الحسابات والمبالغ والتواريخ وتصنيف المعاملة الصحيحة.
تقلل برامج المحاسبة وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الحديثة من حاجة المحاسبين إلى إنشاء كل قيد مشتريات أو مبيعات يدويًا.
فبدلًا من ذلك، يسجّل المستخدم غالبًا المعاملة التجارية التي نتج عنها الحدث المحاسبي.
قد يبدو مسار عمل المشتريات كما يلي:
أمر الشراء ← استلام البضاعة ← فاتورة الشراء ← الذمة الدائنة للمورد ← السداد
وقد يبدو مسار عمل المبيعات كما يلي:
عرض السعر/الطلب ← فاتورة المبيعات ← الذمة المدينة على العميل ← التحصيل
ويمكن للنظام بعد ذلك إنشاء الترحيلات المحاسبية المعنية وفقًا لإعداداته.
HAL Accounting يوفر حاليًا قيود يومية مؤتمتة، وإدارة دفاتر الأستاذ، ومسارات عمل الذمم المدينة والدائنة، والفوترة، والتسوية البنكية، والتقارير المالية.
كما توثّق وثائق فاتورة الشراء من HAL إنشاء فواتير الشراء إما من أوامر الشراء أو بشكل مستقل، والذمم الدائنة للموردين، وخيار إنشاء حركة المخزون المرتبطة عند تفعيل ذلك في الإعدادات.
وتشير وثائق قيد اليومية من HAL إلى أن الأنشطة المحاسبية الرئيسية تُرحَّل عمومًا تلقائيًا في النظام، بينما تُستخدم قيود اليومية اليدوية المباشرة بشكل أكثر انتقائية لأنشطة مثل التصحيحات أو ترحيل الأرصدة الافتتاحية.
تقلل الأتمتة من الترحيل اليدوي المتكرر، لكن الإعداد المحاسبي لا يزال يتطلب حسابات مناسبة، وإعدادات ضريبية، وطرق مخزون، ومسارات عمل للمعاملات.
تُعد قيود المشتريات والمبيعات أساسية لأنها تؤثر في النقدية والمخزون والتزامات الموردين والذمم المدينة على العملاء والإيرادات والمصروفات، وفي نهاية المطاف في القوائم المالية.
ويظل فهم منطق المدين والدائن مهمًا حتى عندما تُنشئ البرامج الترحيلات تلقائيًا، إذ يمكّن فرق المالية من مراجعة المعاملات، والتحقق من الأرصدة غير المعتادة، واكتشاف التصنيفات الخاطئة بفعالية أكبر.
HAL Accounting يربط قيود اليومية بالفوترة والذمم المدينة والدائنة ودفاتر الأستاذ والتسويات والتقارير المالية ضمن بيئة نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الأشمل.
إذا كنت ترغب في التعرف على كيفية أتمتة HAL لمسارات العمل المحاسبية في جميع أقسام شركتك، احجز عرضًا توضيحيًا مع HAL.
يعتمد ذلك على ما تم شراؤه وطريقة الدفع. يُجعل عادةً حساب الأصل أو المخزون أو المصروف المناسب مدينًا، بينما تُجعل النقدية دائنة في حالة الدفع الفوري، أو تُجعل الذمم الدائنة دائنة في حالة الشراء بالأجل.
في الشراء النقدي، اجعل حساب الأصل أو المصروف أو المخزون أو المشتريات المعني مدينًا، واجعل النقدية أو البنك دائنًا. ويعتمد الطرف المدين بدقة على ما تم شراؤه، وفي حالة المخزون على ما إذا كانت الشركة تستخدم نظام الجرد المستمر أو الدوري.
في الشراء الآجل يُجعل عمومًا حساب الأصل أو المصروف أو المخزون أو المشتريات المناسب مدينًا، وتُجعل الذمم الدائنة دائنة لأن المورد لم يُسدَّد له بعد.
عند استخدام حساب المشتريات في نظام الجرد الدوري، تزيد مشتريات البضاعة رصيده عادةً بقيد مدين. وقد تُسجَّل المردودات والخصومات في حسابات مستقلة مقابلة للمشتريات.
في البيع النقدي تُجعل النقدية مدينة وإيرادات المبيعات دائنة عادةً. وفي البيع الآجل تُجعل الذمم المدينة مدينة وإيرادات المبيعات دائنة عادةً. وفي نظام الجرد المستمر، يتطلب بيع البضاعة أيضًا عادةً قيدًا يُجعل فيه حساب تكلفة البضاعة المباعة مدينًا وحساب المخزون دائنًا.
يسجّل القيد الأول الإيراد الناتج عن المعاملة مع العميل، بينما يسجّل القيد الثاني تكلفة المخزون المباع ويخرج هذه التكلفة من حساب المخزون.
قيد المشتريات هو القيد المحاسبي الخاص بعملية شراء معينة. أما دفتر يومية المشتريات التقليدي فهو دفتر يومية خاص يُستخدم لتجميع المشتريات الآجلة المتكررة، ولا سيما مشتريات البضاعة بغرض البيع.
تُنشئ كثير من أنظمة المحاسبة وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الحديثة الترحيلات إلى دفتر الأستاذ تلقائيًا عندما يسجّل المستخدمون المعاملات المصدرية مثل فواتير الشراء وفواتير المبيعات والمقبوضات والمدفوعات. وتعتمد الترحيلات الدقيقة على إعدادات البرنامج والقواعد المحاسبية التي تتبعها الشركة.
