Finance · Checklist
Saudi Business Finance Health Checklist
A HAL Guide checklist for the finance controls a Saudi business runs, in English and Arabic.
HAL Purchase takes an internal request through approval, sends RFQs to several suppliers, puts their prices side by side and turns the chosen offers into one purchase order per supplier, checked against the department's budget before it can be saved. The invoice, the advance, the return and the payment follow in the same system, with 15% VAT, reverse charge and withholding tax posted to the ledger.
Businesses buying through HAL
HAL Purchase is the procurement module of HAL ERP for businesses in Saudi Arabia. The procurement cycle is the chain of steps a business follows to buy: someone asks for what they need, the request is approved, suppliers are asked for prices, the chosen offer becomes a purchase order, and the supplier's invoice is booked and paid. A procurement system keeps that chain in one place, so every step points back to the one before it. In HAL it runs like this:
The goods are usually right. What goes wrong is the trail around them: item lists typed again, prices compared in a side spreadsheet, approvals given in a chat, and supplier balances that stop matching the statement.
Each step starts from the one before it, so nothing is typed twice and every document points back to the request that started it.
A purchase request is the internal ask: what is needed, how much and why. No supplier is needed yet. It can be raised on its own or from a sales order.
Any HAL form with an Approved field can carry a workflow, with as many levels as you need. Each level goes to a role or a named user, or only notifies them.
In the long cycle, the approved request becomes an RFQ in one click. Send it to as many suppliers as you like, usually three, each on its own printed page. Their prices go into one comparison grid.
A purchase order is the commitment you send to a supplier: items, quantities, prices, tax and terms. In HAL it is created from the approved request, either from the request's next-action button or by picking the request on a new order.
Yes. Each department has one budget per year and per budget type. Every purchase order and purchase invoice linked to that budget is checked before it can be saved or approved, and HAL keeps track of what is already committed, ordered and invoiced.
The purchase invoice is raised against the order and shows its ledger posting before you save it. Advances, returns and supplier discounts are documents of their own, linked to the order or invoice they belong to.
Vendor bill payment lists only suppliers with open invoices. Pay one invoice, several, or enter one total and let HAL clear the oldest first. The vendor statement of account updates as each document is approved.
HAL ERP has its own MCP connector, so the AI assistant your team already uses can work with your HAL data. It signs in as the person using it and sees only what their HAL permissions allow.
Which purchase orders are approved but not yet received?
How much is still available in the IT department budget this year?
Raise a purchase request for 30 boxes of A4 paper for Facilities.
| Task | Email and spreadsheets | HAL Purchase |
|---|---|---|
| Purchase request | A form or a message, typed from scratch | Items pasted from Excel, with quantity on hand beside each one |
| Approval | Signatures and chat replies | Multi-level workflow by role or user, with an activity log |
| Quotations | Prices copied into a sheet | RFQ from the request and a comparison grid with the lowest price highlighted |
| Purchase orders | Rebuilt by hand for each supplier | One PO per chosen supplier, created in one click |
| Budget | Checked in a spreadsheet, often after the order is placed | Orders and invoices that would exceed the department budget cannot be saved or approved |
| Advances and returns | Remembered, or not | Pulled into the invoice and settled automatically |
| Supplier balance | Reconciled against the supplier's statement | Vendor statement updated on every approved document |
| VAT and withholding | Worked out per invoice | Tax groups for VAT and reverse charge, withholding tax posted to its own ledger |
A Saudi business buys locally and from abroad, in riyals and in other currencies. HAL keeps VAT, reverse charge and withholding tax on the document itself, so each invoice posts the same way.
Check the finance controls around your purchases, or bring one real purchase request and watch it go through HAL.
A HAL Guide checklist for the finance controls a Saudi business runs, in English and Arabic.
We take it through HAL with you, from the request to the purchase orders.
We set HAL up around how you buy today, then run real requests through it before you switch.
The procurement cycle is the set of steps a business follows to buy goods or services: a request, its approval, quotations from suppliers, a purchase order, receipt, the supplier's invoice and payment. In HAL Purchase the long cycle runs from purchase request to RFQ, quotation comparison and one purchase order per chosen supplier, with approvals along the way. Simpler purchases can go straight from request to order, or be booked as a direct purchase invoice.
A purchase order is the document a buyer sends to a supplier to commit to a purchase: items, quantities, prices, discounts, tax and terms. In HAL it is created from an approved purchase request, can combine several requests, carries a 15% VAT tax group and goes through your approval workflow before it is sent.
A purchase request is internal: staff say what they need and no supplier is named. A purchase order goes to a supplier after the request is approved and, in the long cycle, after quotations are compared.
Yes. Create an RFQ from the purchase request and send it to as many suppliers as you need. Their prices go into a comparison grid with items as rows and suppliers as columns, and the lowest price per item is highlighted. You can choose another supplier for payment terms or delivery, and one click creates a purchase order for each chosen supplier.
HAL compares suppliers on each RFQ: their price per item side by side, the lowest one highlighted and the buyer's final choice recorded with the request. Each supplier's statement of account then shows their orders, invoices, advances, returns and payments in one place.
Yes. Any form with an Approved field can carry a workflow with as many levels as you need, assigned to roles or users. Approvers get a notification link and approve or reject with a comment, and the list shows who each request is waiting for.
Yes. Each line keeps its request reference, and HAL tracks which items are ordered, received or still pending for each request. Requests already used do not appear again.
The purchase order tax group defaults to 15% VAT excluded and can be switched to included, and input VAT posts on the purchase invoice. For services bought from outside Saudi Arabia, a reverse charge tax group posts equal input and output VAT and shows on a separate line in the tax filing report.
Choose the withholding type on the purchase invoice, borne by the vendor or by the company. The amount posts to withholding tax payable, and the vendor statement and payment screen show the net payable.
Yes. Each department has one budget per year and per budget type. A purchase order or purchase invoice that would exceed it cannot be saved or approved, and the message names the budget and the amount it is exceeded by. Open purchase requests hold back budget for their not-yet-ordered quantity at the latest PO price, voiding or deleting a PO releases it, and a PO and its invoice are never counted twice.
Yes. HAL ERP has its own MCP connector, so an AI assistant such as ChatGPT or Claude can work with HAL. It signs in as the person using it and works with that person's own HAL permissions. Describe what you need and the assistant fills the HAL purchase request form; nothing is saved until you confirm it.
Bring one real purchase request. We'll take it through HAL with you: items pasted in, approval, RFQ, quotation comparison, purchase orders, invoice and payment.
HAL ERP is rated 4.7 out of 5 by its users on Capterra, GetApp and Software Advice.
The badges from Capterra, GetApp, and SoftwareAdvice are trademarks and service marks of Capterra, Inc., Nubera EBusiness S.L., Software Advice, Inc. and/or its affiliates (collectively, “Badge Entities”), and are used herein with permission. All rights reserved. The badges constitute the subjective opinions of individual end-user reviews, ratings, and data applied against a documented methodology; they neither represent the views of, nor constitute an endorsement by, the Badge Entities.
يأخذ HAL Purchase الطلب الداخلي إلى الاعتماد، ويرسل «طلب عروض الأسعار» إلى عدة موردين، ويضع أسعارهم جنبًا إلى جنب، ثم يحوّل العروض المختارة إلى أمر شراء مستقل لكل مورد، ويتحقق من «ميزانية القسم» قبل أن يُحفظ الأمر. وتأتي بعد ذلك الفاتورة والدفعة المقدمة والمرتجع والسداد في النظام نفسه، مع ترحيل ضريبة القيمة المضافة 15% و«الاحتساب العكسي» وضريبة الاستقطاع إلى الحسابات.
منشآت تدير مشترياتها عبر HAL
HAL Purchase هو نظام المشتريات ضمن HAL ERP للمنشآت العاملة في السعودية. و«دورة المشتريات» هي سلسلة الخطوات التي تتبعها المنشأة عند الشراء: يطلب أحد الموظفين ما يحتاجه، ثم يُعتمد الطلب، ثم تُطلب الأسعار من الموردين، ويتحول العرض المختار إلى أمر شراء، ثم تُسجَّل فاتورة المورد وتُسدَّد. ويجمع «نظام المشتريات» هذه السلسلة في مكان واحد، بحيث يرتبط كل مستند بالمستند الذي سبقه. وفي HAL تسير الدورة على النحو التالي:
البضاعة نفسها صحيحة في الغالب. لكن الخطأ يقع فيما حولها: قوائم أصناف تُكتب من جديد، وأسعار تُقارن في ملف جانبي، واعتمادات تُعطى في محادثة، وأرصدة موردين لم تعد تطابق كشوفهم.
كل خطوة تبدأ من الخطوة التي قبلها، فلا يُكتب شيء مرتين، ويرتبط كل مستند بالطلب الذي بدأ منه.
طلب الشراء هو الطلب الداخلي: ما المطلوب، وكم، ولماذا. ولا يلزم تحديد المورد في هذه المرحلة. ويمكن رفعه مستقلًا أو انطلاقًا من أمر بيع.
أي نموذج في HAL يحتوي على حقل «معتمد» يمكن أن يُربط بمسار اعتماد بالعدد الذي تحتاجه من المستويات. ويُسند كل مستوى إلى دور أو مستخدم محدد، أو يُكتفى بإشعاره.
في الدورة الكاملة يتحول الطلب المعتمد إلى «طلب عروض أسعار» بضغطة واحدة. أرسله إلى العدد الذي تريده من الموردين، وغالبًا ثلاثة، ولكل مورد صفحة مطبوعة مستقلة. ثم تدخل أسعارهم في جدول مقارنة واحد.
أمر الشراء هو الالتزام الذي ترسله إلى المورد: الأصناف والكميات والأسعار والضريبة والشروط. وفي HAL يُنشأ من طلب الشراء المعتمد، إما من زر الإجراء التالي في الطلب، أو باختيار الطلب عند إنشاء أمر جديد.
نعم. لكل قسم ميزانية واحدة لكل سنة ولكل نوع ميزانية. ويُفحص كل أمر شراء وكل فاتورة شراء مرتبطة بهذه الميزانية قبل الحفظ أو الاعتماد، ويتابع HAL ما هو محجوز وما طُلب وما فُوتر.
تُنشأ فاتورة الشراء على أمر الشراء، وتعرض القيد المحاسبي قبل الحفظ. أما الدفعات المقدمة والمرتجعات وخصومات الموردين فهي مستندات مستقلة، مرتبطة بالأمر أو الفاتورة التي تخصها.
لا تعرض شاشة سداد فواتير الموردين إلا الموردين الذين لديهم فواتير مفتوحة. سدّد فاتورة واحدة أو عدة فواتير، أو أدخل مبلغًا إجماليًا ودع HAL يسدد الأقدم أولًا. ويتحدّث كشف حساب المورد مع اعتماد كل مستند.
لدى HAL ERP موصّل MCP خاص به، فيستطيع مساعد الذكاء الاصطناعي الذي يستخدمه فريقك العمل على بيانات HAL مباشرة. ويدخل المساعد باسم الشخص الذي يستخدمه، ولا يرى إلا ما تسمح به صلاحياته في HAL.
ما أوامر الشراء المعتمدة التي لم تُستلم بعد؟
كم المتاح في ميزانية قسم تقنية المعلومات لهذه السنة؟
أنشئ طلب شراء لـ 30 كرتون ورق A4 لقسم المرافق.
| المهمة | البريد والجداول | HAL Purchase |
|---|---|---|
| طلب الشراء | نموذج أو رسالة تُكتب من البداية | أصناف تُلصق من Excel، مع الكمية المتوفرة بجانب كل صنف |
| الاعتماد | توقيعات وردود في المحادثات | مسار اعتماد متعدد المستويات حسب الدور أو المستخدم، مع سجل نشاط |
| عروض الأسعار | أسعار تُنسخ في ملف | طلب عروض أسعار من طلب الشراء، وجدول مقارنة يميّز أقل سعر |
| أوامر الشراء | تُعاد كتابتها يدويًا لكل مورد | أمر شراء لكل مورد مختار، بضغطة واحدة |
| الميزانية | تُراجع في ملف Excel، وغالبًا بعد إصدار الأمر | لا يُحفظ ولا يُعتمد أمر أو فاتورة يتجاوز ميزانية القسم |
| الدفعات المقدمة والمرتجعات | تعتمد على الذاكرة | تُسحب إلى الفاتورة وتُسوّى تلقائيًا |
| رصيد المورد | يُطابق يدويًا مع كشف المورد | كشف حساب المورد يتحدّث مع كل مستند معتمد |
| الضريبة والاستقطاع | تُحسب في كل فاتورة على حدة | مجموعات ضريبية للقيمة المضافة والاحتساب العكسي، وضريبة الاستقطاع تُرحَّل إلى حسابها |
تشتري المنشأة السعودية من الداخل والخارج، بالريال وبعملات أخرى. ويحفظ HAL ضريبة القيمة المضافة والاحتساب العكسي وضريبة الاستقطاع على المستند نفسه، فتُرحَّل كل فاتورة بالطريقة نفسها.
راجع الضوابط المالية المحيطة بمشترياتك، أو أحضر طلب شراء حقيقيًا وشاهده يمر عبر HAL.
قائمة تحقق من إصدارات HAL Guide للضوابط المالية التي تطبقها المنشأة السعودية، بالعربية والإنجليزية.
نمرّره معك عبر HAL، من الطلب حتى أوامر الشراء.
نُعدّ HAL على طريقة شرائك الحالية، ثم نمرر طلبات حقيقية عبره قبل الانتقال الكامل.
«دورة المشتريات» هي الخطوات التي تتبعها المنشأة لشراء السلع أو الخدمات: الطلب، ثم اعتماده، ثم عروض الأسعار من الموردين، ثم أمر الشراء، ثم الاستلام، ثم فاتورة المورد والسداد. وفي HAL Purchase تمتد الدورة الكاملة من طلب الشراء إلى طلب عروض الأسعار، ثم مقارنتها، ثم أمر شراء لكل مورد مختار، مع الاعتمادات خلال ذلك. ويمكن للمشتريات الأبسط أن تنتقل من الطلب إلى الأمر مباشرة، أو أن تُسجَّل كفاتورة شراء مباشرة.
«أمر الشراء» هو المستند الذي يرسله المشتري إلى المورد ليلتزم بالشراء: الأصناف والكميات والأسعار والخصومات والضريبة والشروط. وفي HAL يُنشأ من طلب شراء معتمد، ويمكن أن يجمع عدة طلبات، ويحمل مجموعة ضريبة القيمة المضافة 15%، ويمر على مسار الاعتماد قبل إرساله.
طلب الشراء داخلي: يحدد فيه الموظف ما يحتاجه دون تسمية مورد. أما أمر الشراء فيذهب إلى المورد بعد اعتماد الطلب، وفي الدورة الكاملة بعد مقارنة عروض الأسعار.
نعم. أنشئ طلب عروض أسعار من طلب الشراء وأرسله إلى العدد الذي تحتاجه من الموردين. تدخل أسعارهم في جدول مقارنة، الأصناف فيه صفوف والموردون أعمدة، ويُميَّز أقل سعر لكل صنف. ويمكنك اختيار مورد آخر بسبب شروط الدفع أو التوريد، ثم يُنشئ زر واحد أمر شراء لكل مورد مختار.
يقارن HAL الموردين في كل طلب عروض أسعار: سعر كل صنف جنبًا إلى جنب، مع تمييز الأقل سعرًا، وتسجيل الاختيار النهائي لمسؤول المشتريات مع الطلب. ثم يعرض كشف حساب كل مورد أوامره وفواتيره ودفعاته المقدمة ومرتجعاته ومدفوعاته في مكان واحد.
نعم. أي نموذج يحتوي على حقل «معتمد» يمكن ربطه بمسار اعتماد بالعدد الذي تحتاجه من المستويات، ويُسند كل مستوى إلى دور أو مستخدم. ويصل إلى المعتمِد رابط إشعار، فيعتمد أو يرفض مع تعليق، وتُظهر القائمة من ينتظر كل طلب اعتماده.
نعم. يحتفظ كل سطر بمرجع طلبه، ويتابع HAL الأصناف التي طُلبت أو استُلمت أو ما زالت معلقة لكل طلب. ولا تظهر الطلبات المستخدمة مرة أخرى.
مجموعة الضريبة في أمر الشراء افتراضيًا 15% غير شاملة، ويمكن تحويلها إلى شاملة، وتُرحَّل ضريبة المدخلات مع فاتورة الشراء. وللخدمات المشتراة من خارج السعودية، ترحّل مجموعة «الاحتساب العكسي» ضريبة مدخلات ومخرجات متساويتين، وتظهر في سطر مستقل في تقرير الإقرار الضريبي.
اختر نوع الاستقطاع في فاتورة الشراء: يتحمله المورد أو تتحمله المنشأة. ويُرحَّل المبلغ إلى حساب ضريبة الاستقطاع المستحقة، ويظهر الصافي المستحق في كشف حساب المورد وفي شاشة السداد.
نعم. لكل قسم ميزانية واحدة لكل سنة ولكل نوع ميزانية. ولا يمكن حفظ أو اعتماد أمر شراء أو فاتورة شراء تتجاوزها، وتذكر الرسالة اسم الميزانية والمبلغ الذي تجاوزها. وتحجز طلبات الشراء المفتوحة مبلغ الكمية التي لم تُطلب بعد بآخر سعر في أوامر الشراء، ويعيد إلغاء أمر الشراء أو حذفه ما كان محجوزًا، ولا يُحتسب أمر الشراء وفاتورته مرتين.
نعم. لدى HAL ERP موصّل MCP خاص به، فيستطيع مساعد ذكاء اصطناعي مثل ChatGPT أو Claude العمل مع HAL. ويدخل المساعد باسم الشخص الذي يستخدمه، ويعمل بصلاحياته في HAL فقط. صف ما تحتاجه، فيعبّئ المساعد نموذج «طلب الشراء» في HAL، ولا يُحفظ أي شيء قبل أن تؤكده.
أحضر طلب شراء حقيقيًا واحدًا، وسنمرّره معك عبر HAL: لصق الأصناف، ثم الاعتماد، وطلب عروض الأسعار ومقارنتها، وأوامر الشراء، ثم الفاتورة والسداد.
يحصل HAL ERP على تقييم 4.7 من 5 من المستخدمين على Capterra وGetApp وSoftware Advice.
The badges from Capterra, GetApp, and SoftwareAdvice are trademarks and service marks of Capterra, Inc., Nubera EBusiness S.L., Software Advice, Inc. and/or its affiliates (collectively, “Badge Entities”), and are used herein with permission. All rights reserved. The badges constitute the subjective opinions of individual end-user reviews, ratings, and data applied against a documented methodology; they neither represent the views of, nor constitute an endorsement by, the Badge Entities.